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Dès lors qu'il commence à travailler pour un employeur, un salarié acquiert des droits à congés payés qu'il peut utiliser au cours de la période de référence suivante.
Les congés acquis mais non encore utilisés par un salarié à la clôture d'un exercice comptable doivent faire l'objet d'une provision congés payés dans la comptabilité de l'entreprise employeur.
Principe de la provision pour congés payés
Congés payés acquis par un salarié
Tout salarié bénéficie d'un droit à congés payés de deux jours et demi ouvrables par mois de travail effectif effectué pour le compte d'un employeur.
Ce droit à congés payés est acquis au cours d'une période dite « de référence » allant du 1er juin au 31 mai.
À l'occasion de la prise de ses congés payés, le salarié bénéficie d'une indemnité de congés payés.
Bon à savoir : cette indemnité est égale à 10 % de la rémunération du salarié reçue au cours de la période de référence.
Constatation d'une provision pour congés payés
Si, à la clôture de son exercice comptable, l'entreprise employeur constate l'existence de droits à congés acquis mais non encore utilisés par un salarié, celle-ci doit provisionner cette charge future qui aura un impact sur l'exercice suivant.
Pour cela, elle doit :
- estimer le montant de l'indemnité congés payés et des cotisations sociales afférentes ;
- enregistrer le montant de cette charge future sur un compte de provision.
À noter : dans les entreprises du secteur Bâtiment et travaux publics (BTP), aucune provision pour congés payés ne doit être comptabilisée compte tenu du fait que les congés payés des salariés du bâtiment sont gérés par un organisme externe.
Calcul de la provision congés payés
Pour connaître le montant de la provision congés payés qui doit être enregistré à la clôture de leur exercice social, les entreprises doivent recenser le nombre de droits acquis à cette date, salarié par salarié, et non encore utilisés. Puis elle doit déterminer le montant de l'indemnité due, pour chaque salarié, au titre de ces droits à congés.
Pour calculer le montant de cette indemnité, deux règles sont en vigueur :
- la règle du dixième selon laquelle l'indemnité est égale à 10 % de la rémunération perçue par le salarié au cours de la période de référence. L'indemnité est ensuite ajustée en fonction du nombre de jours acquis et pris ;
- la règle du maintien de salaire qui consiste à fixer une indemnité égale au salaire qu'aurait perçu le salarié s'il n'était pas en congé.
Le montant de la provision pour congés payés retenu est celui qui est le plus favorable au salarié.
Bon à savoir : la provision congés payés comprend, outre le montant de l'indemnité ci-après, les charges sociales et fiscales estimées que le versement de cette indemnité impliquera.
Provision pour congés payés : comptabilisation
La comptabilisation de la provision congés payés intervient à chaque clôture de l'exercice de l'entreprise concernée.
Elle consiste à enregistrer le montant de l'indemnité préalablement estimée ainsi que le montant des charges fiscales et sociales liées à cette indemnité.
Il convient ainsi de procéder aux traitements comptables suivants :
- s'agissant du montant de l'indemnité de congés payés calculée : il doit figurer au débit du compte 6412 « congés payés provisionnés » et au crédit du compte 4282 « dettes provisionnées pour congés à payer » ;
- s'agissant du montant des charges sociales et fiscales estimées : il doit être enregistré au débit des comptes 6452 « congés payés provisionnés » et 631/633 « Autres impôts et taxes », puis au crédit des comptes 4382 « Charges sociales sur congés à payer » et 4482 « charges fiscales sur congés à payer ».