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Pour la tenue de sa comptabilité, de sa facturation ou même encore la gestion de ses stocks, une entreprise a besoin d'utiliser des logiciels.
L'achat ou la création d'un logiciel doit faire l'objet d'un traitement comptable.
Types de logiciels et leur nature
Pour connaître les règles applicables pour comptabiliser un achat ou une création de logiciels, il convient d'en définir leur type et leur nature.
Il existe trois types de logiciels, à savoir :
- les logiciels autonomes qui sont destinés à être vendus, loués ou commercialisés pour un usage commercial ou interne ;
- les logiciels qui sont destinés à être utilisés dans le cadre d'un projet de développement global ;
- les logiciels qui ne peuvent pas être dissociés du matériel sur lequel ils sont installés.
Bon à savoir : l'achat ou la création de l'un ou l'autre de ces types de logiciels est une opération qui nécessite de figurer dans la comptabilité de l'entreprise acheteuse ou créatrice.
Comptabilisation des logiciels autonomes
Un logiciel est dit « autonome » lorsqu'il constitue un moyen d'exploitation pour l'entreprise qui l'acquiert ou le crée.
Un logiciel est considéré comme un moyen d'exploitation dès lors :
- qu'il est acheté ou créé par l'entreprise pour en vendre ses reproductions ;
- qu'il est acheté ou créé par l'entreprise pour être vendu et facturé à des clients.
Ce type de logiciels est inscrit à l'actif du bilan de l'entreprise en tant qu'immobilisation incorporelle. Un amortissement est pratiqué selon la durée d'utilisation estimée du logiciel par les clients.
Le traitement comptable lors de l'achat de ces logiciels consiste à débiter le compte 205 « logiciels » et 44562 « TVA sur immobilisation » et à créditer le compte 4041 « fournisseurs ».
À noter : s'il s'agit de la création, par l'entreprise, de ce type de logiciels, il convient de débiter les comptes 205 « logiciels » et 44562 « TVA sur immobilisation » et de créditer les comptes 44571 « TVA collectée » et 721 « production immobilisée-immobilisations incorporelles ».
Logiciels utilisés dans un projet de développement global : règles comptables
Les logiciels qui ne répondent pas à la définition de logiciels au sens du Code de la propriété intellectuelle mais qui servent de travaux de développement interne obéissent à des règles comptables particulières.
Par exemple : il peut s'agir de travaux de développement pour la création d'un ERP (Enterprise Resource Planning) ou d'un PGI (Progiciel de Gestion Intégré).
Tous les frais générés par la phase de recherche constituent des charges comptabilisées en tant que telles.
Les frais de développement peuvent, quant à eux, être immobilisés s'ils remplissent les conditions suivantes :
- les frais aboutiront à la création d'une immobilisation « finie » qui sera commercialisée ;
- l'entreprise dispose de ressources techniques nécessaires pour achever l'immobilisation.
Bon à savoir : lorsqu'ils sont immobilisés, les frais de développement sont enregistrés sur le compte 203 « Frais de recherche et de développement ».
Amortissement des logiciels en comptabilité
S'ils sont comptabilisés en immobilisation, les logiciels doivent faire l'objet d'un amortissement.
Pour cela il convient :
- de débiter le compte 68111 « dotations aux amortissements sur immobilisations incorporelles » ;
- de créditer le compte 2805 « amortissements des logiciels ».
Les logiciels sont amortis sur leur durée probable ou réelle d'utilisation qui est en moyenne de 5 ans.
Bon à savoir : les logiciels qui ne peuvent pas être dissociés du matériel sur lequel ils sont installés sont amortis selon le même plan d'amortissement que le matériel en question.