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Le comptable s’occupe de votre argent ; son rôle est d’exprimer les performances financières de vos activités. Pour être conseillé efficacement par ce professionnel des chiffres, vous devez lui confier de nombreuses données sensibles concernant votre entreprise mais aussi vos finances personnelles. La confiance réciproque est indispensable.
Vous trouverez dans cette fiche pratique comment changer de comptable.
Article
1. Faites le point sur vos attentes avant de changer de comptable
C’est votre droit, vous pouvez changer de comptable.
Commencez par noter tout ce que vous attendez de votre futur expert-comptable. Puis testez cette liste de souhaits auprès de personnes reconnues comme bonnes gestionnaires. Le but est de valider les critères de votre recherche et d’en définir les points-clés.
Connaissez les missions de l'expert-comptable
Parmi les missions assumées par les experts-comptables, deux modes d’intervention sont classiques :
- La mission de tenue comptable – vous vous limitez à transmettre tous les documents à votre expert-comptable, qui se charge de la saisie informatique, de la production des états comptables légaux et des diverses déclarations fiscales (TVA, impôt sur les sociétés) pour votre compte.
- La mission de présentation des comptes – un partage des tâches entre le cabinet et son client est prévu ; classiquement, les imputations comptables et la saisie des opérations courantes sont réalisées dans l’entreprise, et l’expert-comptable intervient pour vérifier ou corriger les comptes, avant d’en assurer la présentation, dans les formes prescrites par la loi.
L’idéal est de débuter la mission de votre nouveau comptable au premier jour d’un nouvel exercice comptable. Dans cette situation, vous aurez affaire, pendant quelques mois, à deux cabinets : le sortant, avec lequel vous collaborez sur la clôture comptable de l’exercice terminé, et l’entrant, qui prend en charge la comptabilité de l’exercice qui commence.
Conseil : si vous avez commis des erreurs dans la relation avec le comptable que vous quittez, changez ce qui doit l’être pour ne pas reproduire ces difficultés.
Préparez-vous à exprimer vos besoins
Un expert-comptable est tenu au secret professionnel, même si vous ne devenez pas son client. Voici les bonnes pratiques pour optimiser votre première rencontre :
- Exprimez vos attentes avec concision ; hiérarchisez vos priorités. Votre interlocuteur veut savoir comment vous satisfaire.
- Élaborez un pitch sur le cœur de métier de votre entreprise, ses forces, ses faiblesses, et vos projets.
- Préparez un tableau avec des chiffres-clés (chiffre d’affaires, derniers résultats, nombre de personnes qui vivent de l’activité…).
- Donnez des indications sur le nombre de pièces comptables à traiter.
Exemple : 40 factures d’achat par mois, 100 factures de vente, 2 comptes bancaires en euros et un compte en dollars.
- Dites à l’expert-comptable ce que vous attendez de lui en plus de la simple tenue de vos comptes.
Conseil : demandez à rencontrer la personne qui sera votre interlocuteur de référence.
2. Recherchez des prestataires potentiels
Vous allez rechercher quelques experts-comptables susceptibles de répondre à vos attentes.
Prenez des références
Interrogez des personnes réputées pour la rigueur de leur gestion. Il y a de grande chance qu’elles soient accompagnées par un cabinet comptable performant.
Remarque : un entrepreneur satisfait de son expert-comptable en parle volontiers.
Rapprochez-vous des instances patronales
Demandez au syndicat de votre branche professionnelle une liste de cabinets d’expertise comptable connaissant votre secteur d'activité.
Les conseillers des chambres de commerce et de l’industrie (CCI) et des chambres des métiers et de l’artisanat (CMA) connaissent la réputation de nombreux experts-comptables. Interrogez-les.
Important : évitez les faux experts-comptables ; l’expertise comptable est une profession réglementée ; si vous ne tenez pas votre comptabilité vous-même et que vous ne la confiez pas à un employé, votre prestataire doit figurer dans l’annuaire de l’ordre des experts-comptables.
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3. Demandez des devis avant de changer de comptable
Une fois la mission engagée, un expert-comptable est soucieux du budget convenu. Sachez négocier une collaboration gagnant-gagnant.
Mettez-vous à la place de l’expert-comptable
Au début de la collaboration, l’investissement du cabinet peut dépasser le temps facturé. Et il n’y a pas de « petit dossier » au regard des responsabilités assumées par un expert-comptable.
Négociez les honoraires du comptable
Les honoraires contractuels sont déterminés « au temps passé » ou « au forfait ». Ils sont un élément incontournable de la lettre de mission.
- Au temps passé – les honoraires seront établis en multipliant le temps passé sur votre dossier par l’expert-comptable et ses collaborateurs par un taux horaire en euros, qui dépend du niveau de qualification des intervenants.
- Au forfait – l’expert-comptable s’engage à réaliser sa mission dans les règles de l’art en facturant périodiquement une somme fixe, déterminée à l’avance.
Rencontrez plusieurs experts-comptables
Sortez de votre zone de confort pour montrer votre implication. Détectez les signaux que l’expert-comptable émet en réponse. Ils vous donnent une idée de ce qu’il peut vous apporter.
Bon à savoir : la mise en place d’un prélèvement bancaire pour répartir les honoraires tout au long de l’année est une pratique habituelle.
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4. Ménagez le comptable que vous quittez
Soyez diplomate : une rupture brutale avec votre comptable a des conséquences sur le début de la mission de celui qui prend la suite.
Mettez fin à la mission de votre expert-comptable
La lettre de mission, qui est le contrat entre le comptable et son client, prévoit les conditions de rupture. Relisez-les et notifiez votre décision de rupture par lettre recommandée.
Bon à savoir : en l'absence de lettre de mission, un expert-comptable peut réclamer le paiement de ses honoraires dès lors qu’il établit la réalité des prestations accomplies et justifie des sommes réclamées. La réalité des prestations accomplies peut être prouvée par des échanges de mails et des notes détaillées des diligences réalisées (CA Orléans, 14 novembre 2019, n° 18/034991).
Anticipez les échanges entre le nouvel expert-comptable et son confrère
Votre nouvel expert-comptable doit interroger son confrère par écrit pour lui demander si rien ne s’oppose à la transmission du dossier.
Exemple : les honoraires dus ont-ils été réglés ?
L’expert-comptable cédant est obligé de restituer à son client tous les états comptables et justificatifs qu’il détient.
La mission comptable commence par la collecte de l’historique des états comptables du client.
Bon à savoir : s’adresser au confrère qui cède le dossier pour récupérer les données est une pratique courante ; sinon, c’est vous qui réunirez tous les éléments utiles au démarrage de la nouvelle collaboration.
Traitez les litiges
En cas de litige grave, contactez l’ordre des experts-comptables. Votre nouvel expert-comptable, lui, reste neutre.
Conseil : les litiges font partie des affaires ; si les relations sont dégradées, parlez de cette difficulté avec votre nouveau comptable, avec tact et mesure ; votre interlocuteur doit être convaincu qu’avec lui votre collaboration sera harmonieuse.
5. Signez la lettre de mission de votre nouveau comptable
Le contenu de la lettre de mission d’un expert-comptable est encadré par la loi. Ce contrat doit être signé par le client et l'expert-comptable avant que ce dernier ne commence sa mission.
La lettre de mission comporte une liste des tâches, en indiquant, pour chacune, qui du client ou du cabinet va l’effectuer.
Remarque : gardez en tête que ce que vous signez vous engage dans la durée.
Les experts-comptables sont à cheval sur le respect du contrat. Outre le désir de vous servir, ils pensent, d’une part, à leur marge commerciale et, d’autre part, à être en règle avec leur ordre professionnel.
Vous trouverez des exemples de lettres de mission sur les sites Internet des compagnies régionales d’experts-comptables.
Conseil : n'hésitez pas à demander à un bon gestionnaire de votre connaissance de relire avec vous la lettre de mission avant de la signer.
Un changement d’expert-comptable se passe bien quand il est réfléchi et organisé.