Il existe plusieurs principales options de gestion comptable : en interne en achetant un logiciel de comptabilité, en externe avec un expert-comptable, une gestion comptable en ligne (en ASP) et faire appel à un centre de gestion agréé (CGA).
Gestion comptable interne : indépendance et maîtrise des données
La gestion de la comptabilité en interne présente les avantages suivants :
- Vous gérez votre comptabilité en autonomie sans dépendre de qui que ce soit.
- Vous gérez vos données en interne, vous pouvez les interfacez à vos autres systèmes et vous y avez accès 24 h sur 24.
- Vous annulez ou réduisez vos coûts d’expert-comptable.
Gestion en interne : expert-comptable quand même nécessaire
Faire sa comptabilité en interne ne signifie pas ne plus faire appel à un expert-comptable. En effet, même si vous avez la possibilité de faire votre comptabilité seul, vous pouvez tout de même confier la supervision de vos comptes à un expert-comptable :
- Un logiciel de comptabilité ne remplacera jamais un expert-comptable, notamment pour assurer que vous suivez bien les évolutions législatives et fiscales.
- Ce n’est pas obligatoire, mais cela vous garantit une certaine tranquillité et diminue le risque d’erreurs.
- En cas d’erreur, les organismes administratifs et fiscaux seront probablement plus indulgents, vous pourrez plaider la bonne foi plus facilement.
Besoin d’expertise en interne et davantage de risques d’erreur
La condition si vous souhaitez faire votre comptabilité en interne est d’avoir au moins une personne qui sache la faire, et si possible deux :
- Il est en effet idéal d’avoir au moins deux personnes afin de pallier toute absence ou démission.
- Si vous ne pouvez financer qu’un seul comptable, assurez vous qu’il sera un salarié fidèle : changer de comptable régulièrement n’est pas simple, vous perdez l’historique et les comptables ont des habitudes différentes et risquent de changer de méthodologie.
- La formation du ou des comptables sera nécessaire : la législation évolue, il serait dommage de rater des opportunités (réduction de charges) ou au contraire de se mettre en faute et devoir payer des pénalités plus tard
Enfin, si aucun tiers ne contrôle votre compta et l’utilisation que vous faites du logiciel, le risque d’erreur augmente, les erreurs peuvent coûter cher, dans un sens comme dans l’autre.
Logiciel comptable nécessaire
Le logiciel est un outil indispensable pour réaliser votre compta en interne : il faudra donc en acheter un rapidement si vous optez pour cette forme de comptabilité.
Celui-ci vous permettra de gagner du temps et de développer plus efficacement la productivité de l’entreprise sachant que son utilisation :
- réduit le risque d’erreurs ;
- rend l’information accessible plus rapidement.
Vous devrez choisir un logiciel adapté à votre activité et répondant aux exigences de l’Administration.
Gestion comptable interne : pour quelle entreprise ?
« À partir de combien de salariés est-ce une solution rentable ? », c’est l’éternelle question qui n’a pas de réponse simple :
- En dessous de 20-25 salariés, faire la comptabilité en interne n’est probablement pas justifié (sauf si vous avez déjà un salarié qui sait la faire et qui a le temps).
- Au dessus, vous pouvez vous poser la question, mais vous devrez calculer les coûts de solutions alternatives qui dépendent des caractéristiques de votre entreprise : nombre de clients, fournisseurs, saisies…
Généralement, les grandes entreprises disposent des moyens humains nécessaires pour gérer l’intégralité du processus comptable. Elles sont aussi entourées de professionnels expérimentés et compétents comme des comptables, un responsable comptable, des contrôleurs de gestion.
Ensuite, par rapport à la gestion de la comptabilité en ASP, réaliser votre compta en interne peut être moins cher :
- Une fois que vous avez acheté le logiciel, le coût annuel est faible (juste l’achat des mises à jour).
- Cela peut être une solution économique si vous avez peu d’opérations comptables à effectuer et si vous disposez en interne des compétences pour l’utiliser.
Gestion de la paie : un sujet à part ?
On associe souvent comptabilité et paie : ces activités sont certes connexes, mais bien distinctes. Dans la pratique, elles peuvent être réalisées par des personnes ou prestataires différents. Ainsi, vous pouvez réaliser votre comptabilité en externe et choisir d’effectuer votre gestion de paie en interne, et vice-versa.