Si vous choisissez de réaliser votre gestion comptable en interne, vous devrez acheter un logiciel de comptabilité. L'alternative est d'externaliser votre compta à un expert-comptable, ou bien d'opter pour la solution intermédiaire : la comptabilité en ligne en asp.
Tout d'abord, un logiciel de comptabilité donne la possibilité de gagner du temps sachant que son utilisation diminue le risque d'erreurs. De plus, l'information comptable est disponible et accessible beaucoup plus rapidement pour l'utilisateur.
Logiciel de comptabilité : critères de sélection
Le logiciel de comptabilité doit être adapté aux besoins et aux attentes de l'entreprise.
Lors du choix du logiciel, il faut également penser à plusieurs choses, comme :
- S'assurer qu'il est facile d'usage et ergonomique.
- Contrôler l'homologation du logiciel : correspond-il à la normalisation exigée par l'administration fiscale ? Cette vérification est importante. Sachez par ailleurs que les normes exigées peuvent varier selon l'activité de votre entreprise.
Bon à savoir : à compter du 1er janvier 2018, les professionnels assujettis à la TVA doivent enregistrer les paiements de leurs clients à l'aide d'un logiciel de gestion ou d'un système de caisse sécurisé et certifié (article 88 de la loi de finances pour 2016). La DGFiP, en concertation avec les différents partenaires et les professionnels, a publié des commentaires qui précisent la définition du logiciel ou système de caisse et détaillent les contours de cette obligation sur l'application BOFiP-Impôts.
- Vérifier la compatibilité entre le logiciel de l'entreprise et celui de l'expert-comptable. Il faut aussi que le logiciel soit compatible avec les autres logiciels de l'entreprise (logiciel de gestion ou de paie). C'est beaucoup plus pratique pour travailler sans perdre de temps.
- Évolution du logiciel : il est judicieux de pouvoir faire évoluer le logiciel en prévoyant des mises à niveau permettant d'avoir un outil performant et puissant sans être obligé de réinvestir dans un autre logiciel ultérieurement. La maintenance est aussi un critère important à ne pas négliger.
Logiciel de comptabilité : fonctionnalités-clés
Vous achetez un logiciel que vous installez sur un ou plusieurs ordinateurs. Il y a plusieurs catégories de logiciels comptables. Dans le cas de la gestion comptable en interne, il en faut un qui fasse les deux grosses caractéristiques des logiciels « experts » :
- la liasse fiscale :
- les annexes des comptes annuels.
Avec ce type logiciel de comptabilité, il vous sera nécessaire d'acheter des mises à jour et quelques jours de formation et d'assistance pour votre équipe.
Un logiciel de comptabilité vous permettra d'établir une gestion comptable complète. Voici certaines fonctions principales :
| Fonctionnalité | Explications |
|---|---|
| Comptabilité générale |
|
| Suivi des tiers |
|
| Édition |
|
| Plans comptables |
|
| Gestion des immobilisations |
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| Gestion des règlements |
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| Communication bancaire |
|
| Outils bureautiques |
|
À noter : certains prestataires vous proposeront un accompagnement spécialisé (service payant très souvent) en ligne, par téléphone ou sur place.
Prix d'un logiciel de comptabilité
Vous devrez ajouter au prix initial du logiciel :
- le prix des mises à jour (pas très fréquentes mais indispensables) ;
- le prix de la formation ;
- le salaire de votre salarié qui gérera la comptabilité.
Attention : la formation est une formation au logiciel, pas à la gestion comptable.
Les prix d'un logiciel de compta varient significativement : de moins de 1 000 € HT à plus de 10 000 € HT (voire bien plus). Il est donc indispensable de bien comprendre et dimensionner vos besoins avant d'acheter votre logiciel.
Nous vous suggérons de passer par un spécialiste qui vous conseillera sur la solution la plus adaptée.
| Prix logiciel comptabilité | |
|---|---|
| Coût total | Entre 500 et 1 500 € : logiciel + formation + mises à jour* |
| Investissement initial | Achat logiciel : 250 à 1 000 € HT |
| Mise à jours / Abonnement | 100 à 300 € par an : environ 25 à 40 % du prix initial du logiciel. Les premières mises à jour sont très souvent gratuites. |
| Formation / paramétrage | Entre 250 et 1 000 € selon le nombre de salariés à former |
| Assistance juridique et sociale | Certains prestataires vous proposeront un accompagnement spécialisé. |
| Coût par bulletin, déclarations ou coût horaire | Aucun |
| Coût interne | Salaire d'un salarié minimum, voir deux. |
* Les mises à jour sont bien moins nombreuses que dans le domaine de la gestion de paie par exemple.
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