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La comptabilité informatisée concerne l’ensemble des systèmes qui contribuent à la production des écritures comptables.
Depuis le 1er janvier 2014, une présentation papier des écritures comptables n’est plus jugée recevable pour les contribuables dans l’obligation de fournir une version informatisée.
Depuis le 1er janvier 2017, le fisc peut réaliser une opération de contrôle à distance, les entreprises étant contraintes de lui adresser une copie du Fichier des écritures comptables (FEC) sous une forme dématérialisée.
Comptabilité informatisée : définition
La comptabilité informatisée a remplacé la présentation des écritures papier depuis le 1er janvier 2014. En principe, tout contribuable, quel que soit son régime d'imposition, est tenu de respecter cette obligation à l’exception du régime des bénéfices agricoles au forfait, des micro-entrepreneurs (ex auto-entrepreneurs) et des SCI ne comportant que des associés personnes physiques et exclusivement soumises aux revenus fonciers.
Deux principes
L’organisation des comptabilités informatisées et de leurs pièces justificatives repose sur deux domaines : la comptabilité et la gestion.
Les entreprises ont pour obligation de sauvegarder toutes les données appartenant au domaine comptable et concernant la constitution d’une écriture comptable. Parmi elles, on peut citer :
- les états comptables (grand livre, balance, journaux, centralisateur, etc.) ;
- les données comptables (écritures, comptes, tiers, immobilisations, etc.) ;
- les données de gestion (pièces commerciales, règlements, tiers, banques, articles, tarifs, mouvements de stock, TVA, etc.).
Bon à savoir : depuis le 1er janvier 2018, les professionnels assujettis à la TVA doivent enregistrer les paiements de leurs clients à l'aide d'un logiciel de gestion ou d'un système de caisse sécurisé et certifié (article 88 de la loi de finances pour 2016).
Principes transposés à l'informatique
Le Plan comptable général transpose aux comptabilités informatisées les principes obligatoires de tenue des comptabilités « manuelles ». Le respect de ces principes est la condition nécessaire du caractère régulier, sincère et probant des comptabilités informatisées.
L’obligation d’absence de tout blanc ou altération imposée aux comptabilités manuelles par l’article 420-5 du Plan comptable général, s’applique aux comptabilités informatisées sous forme d’une procédure de validation interdisant toute modification ou suppression.
Les fonctions d’un logiciel permettant la suppression d’une écriture validée ou sa modification s’opposent au principe d’irréversibilité de l’enregistrement des écritures comptables. Un logiciel comptable qui ne garantit pas l’irréversibilité et l’intangibilité des écritures validées, conformément à l’article 420-5 du plan comptable général, pourra constituer un élément conduisant à s’interroger sur le caractère régulier et probant de la comptabilité.
Une fois les comptes clôturés, le logiciel comptable doit proposer une fonctionnalité d’exportation du fichier des écritures comptables au bénéfice de tiers, dont le fisc, dans un format aisément exploitable (article A. 47 A-1 du Livre de procédures fiscale - LPF).
Bon à savoir : la réouverture d’un exercice clôturé à des fins de modification ou de suppression des écritures comptables est interdite conformément aux articles 420-5 et 420-6 du Plan comptable général.
Informatique, comptabilité analytique et contrôle fiscal
Selon le LPF (article L. 13 G) une procédure de contrôle à distance s’ajoute dorénavant à la procédure traditionnelle de vérification de comptabilité depuis le 1er janvier 2017.
Le fisc peut dorénavant adresser un « avis d’examen de comptabilité » à une entreprise. Cette dernière dispose alors d’un délai de 15 jours pour lui adresser, sous forme dématérialisée, une copie du FEC.
Bon à savoir : l’emport des copies de fichiers par le fisc n’est plus suivi par leur restitution, mais par leur destruction avant la mise en recouvrement.
Le FEC est organisé de façon à ce que le fisc puisse effectuer tous les tris, classements, calculs et contrôles de concordance sans avoir à se rendre sur place.
Une fois ce document reçu, l’Administration dispose d’un délai de 6 mois pour envoyer une éventuelle proposition de rectification (ou aviser le contribuable d’un classement sans suite).
L’absence d’envoi du FEC dans les délais peut conduire le fisc à annuler la procédure d’examen, et donc à engager une procédure de vérification de comptabilité traditionnelle.
À noter : la durée cumulée des différents contrôles (URSSAF, concurrence, consommation et répression des fraudes, administration fiscale, douanes, etc.) ne peut dépasser 270 jours (environ 9 mois) sur une période de 3 ans. Cette réforme s'applique depuis le 22 novembre 2018 dans les régions Hauts-de-France et Auvergne-Rhône-Alpes pour une durée de 4 ans à titre expérimental avant d'être généralisée (loi n° 2018-727du 10 août 2018 pour un État au service d'une société de confiance). Seules peuvent en bénéficier les entreprises de moins de 250 salariés et dégageant un chiffre d'affaires annuel inférieur à 50 millions d'euros. La mesure concerne les contrôles débutant à compter du 1er décembre 2018.
Bon à savoir : certains experts se demandent comment le contrôle à distance pourra préserver l’obligation d’un dialogue oral et contradictoire en cours du contrôle et estiment que de nombreux contentieux pourraient s’ouvrir.