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En France, le Code de commerce impose les règles de la comptabilité générale à toutes les entreprises industrielles et commerciales (articles L 123-12 à L 123-28).
L'organisation comptable mise en place dans l'entreprise doit ainsi satisfaire aux exigences de régularité et de sécurité et assurer l'authenticité des écritures.
Organisation comptable : définition et fonctionnement
L’organisation comptable permet le report des informations des écritures comptables dans plusieurs documents.
D’abord, dans le journal comptable, où les écritures sont enregistrées dans l'ordre chronologique. Ensuite dans un nouveau document, appelé grand-livre, où les écritures (reportées du journal) sont regroupées compte par compte afin de justifier leurs soldes.
Bon à savoir : les écritures portées sur les journaux et livres auxiliaires sont à centraliser au moins une fois par mois sur le livre-journal et le grand livre. Ceux-ci peuvent comporter autant de journaux auxiliaires et de livres auxiliaires que nécessaire.
L’organisation comptable prévoit ensuite le passage du grand livre à la balance générale des comptes. Celle-ci contient toutes les données à reporter dans le bilan et le compte de résultat.
Toutes ces opérations sont destinées à simplifier la lisibilité de l’information comptable.
Pour résumer, l'organisation comptable doit assurer l’enregistrement exhaustif des informations de base, le traitement des données enregistrées dans les délais requis et la mise à la disposition des documents requis dans les délais légaux fixés pour leur délivrance.
Bon à savoir : une documentation décrivant les procédures et l'organisation comptables doit être établie afin de permettre la compréhension et le contrôle du système de traitement. Cette documentation est à garder aussi longtemps qu'est exigée la présentation des documents comptables auxquels elle se rapporte.
Principes généraux de l'organisation comptable
Le plan comptable fixe un certain nombre de principes généraux, dont l’utilisation de la monnaie (euro) et de la langue nationale (français).
Une opération libellée dans une devise étrangère peut être enregistrée sans être convertie si la nature de l'opération et l'activité de l'entité le justifient. Dans ce cas, seul le solde du compte enregistrant ces opérations est converti en monnaie nationale à la date de clôture de l'exercice.
Bon à savoir : le décret n° 2021-25 du 13 janvier 2021 a créé l'examen de conformité fiscale (ECF) qui permet aux entreprises de s’assurer de la bonne application des règles fiscales et ainsi d’accroître leur sécurité en matière fiscale.Il s'agit pour les entreprises de conclure un contrat avec un prestataire (commissaire aux comptes, comptable, avocat), qui établit un audit portant sur un exercice fiscal, et dont le contenu est détaillé par un arrêté du 13 janvier 2021. Cet audit porte notamment sur la qualité du fichier des écritures comptables au regard des principes comptables.
Chemin de révision
L'organisation du système de traitement doit reconstituer (« chemin de révision ») les éléments des comptes, états et renseignements soumis à une vérification. Sinon, elle doit, à partir de ces comptes, états et renseignements, retrouver ces données et les pièces justificatives.
Accès à la documentation
L'organisation de la comptabilité avec des systèmes informatisés implique l'accès à la documentation relative aux analyses, à la programmation et à l'exécution des traitements.
Le cas échéant, il s'agit de pouvoir procéder aux tests nécessaires à la vérification des conditions d'enregistrement et de conservation des écritures.
Toute donnée comptable entrée dans le système de traitement doit être enregistrée sous une forme directement intelligible, sur papier ou éventuellement sur tout support offrant toute garantie en matière de preuve.
Plan des comptes
L’entreprise doit établir un document conforme au plan de comptes figurant à l'article 432-1 du Plan comptable général. Les opérations sont à enregistrer dans les comptes selon l'intitulé de leur nature. La compensation des comptes est interdite, sauf si elle est prévue par les dispositions en vigueur.
Inventaire
Les entreprises doivent contrôler, au moins une fois tous les 12 mois, les données d'inventaire (relevé de tous les éléments d'actif et de passif), avec la quantité et la valeur de chacun d'eux à la date d'inventaire.
Ces données sont conservées et organisées de manière à justifier le contenu de chacun des postes du bilan. Elles sont regroupées sur le livre d'inventaire.
Les comptes annuels sont transcrits chaque année sur le livre d'inventaire, sauf lorsqu'ils sont publiés en annexe au registre du commerce et des sociétés.