Depuis janvier 2014, les vérifications de comptabilité menées par le fisc débutent avec la remise d’un Fichier des Écritures Comptables (FEC) concernant les exercices soumis à contrôle.
Le FEC permet au vérificateur de s’assurer de la correspondance des documents comptables et des déclarations fiscales déposées.
La remise du fichier des écritures comptables fait courir le délai de 3 mois imparti au fisc pour mener ses contrôles.
En cas de défaut de non-présentation du FEC, des sanctions, dont une amende de 5 000 €, sont prévues à l’article 1729-D du Code général des impôts.
Mise en place du fichier des écritures comptables
Depuis le 1er janvier 2014, les sociétés et les entreprises relevant de l’impôt sur les sociétés et celles relevant de l’impôt sur le revenu (BIC, BNC, etc.) doivent présenter leur comptabilité sous une forme dématérialisée lors d’un contrôle fiscal (article L.47 A-I du Livre des procédures fiscales).
Les auto-entrepreneurs (micro- entrepreneurs ) notamment sont dispensés de cette obligation.
Le format du FEC répond à des normes codifiées par le Livre des procédures fiscales (article A.47 A-1). On y trouve notamment des règles relatives à la présentation comptable, au format des écritures et à la mise en œuvre des traitements informatiques.
Champ couvert par le fichier des écritures comptables
Le FEC porte sur l’ensemble des écritures des journaux comptables au titre de chaque exercice visé dans l’avis de vérification.
Le contenu du FEC comprend de 18 à 22 champs : code de journal de l’écriture comptable, date de comptabilisation de l’écriture, numéro de compte, référence de la pièce justificative, montant au débit, montant au crédit, date de validation de l’écriture, etc.
Ce reporting est exhaustif. Il porte sur l’ensemble des enregistrements du système comptable. Les écritures d’inventaire et les reports à nouveau y figurent. Dès qu’une information concernant l’un des champs du FEC est présente dans le système d’information comptable de l’entreprise, elle doit être mentionnée.
Grâce au FEC, le vérificateur peut immédiatement effectuer des opérations simples (tris, classements, calculs, etc.) afin de déceler un manque de concordance entre les documents comptables et les déclarations fiscales d’une entreprise. Cette vérification peut aussi être réalisée ultérieurement, depuis les locaux de l’administration fiscale.
En cas de contrôle, un FEC doit être fourni pour chacun des 3 derniers exercices clôturés. Les déficits reportables nés lors d’exercices prescrits, mais utilisés durant les exercices objets de l’avis de vérification, ouvrent de nouveau droit à contrôle.
Sanction en cas de non-remise du fichier des écritures comptables
Le défaut de présentation de la comptabilité sous forme dématérialisée, ou la remise de fichiers mal présentés, entraîne un malus sous forme d’amende.
D’abord plafonnée à 1 500 €, elle a été portée à 5 000 € depuis août 2014. Cette amende est infligée par exercice comptable. En cas de rectification et si le montant est plus élevé, une majoration de 10 % des droits peut être portée à la charge de l’entreprise.
L’entreprise s’opposant à la présentation du fichier des écritures comptables risque gros, à savoir, l’évaluation d’office des bases d’imposition, qui permet au fisc d’évaluer les bases d’imposition sans recourir à la procédure de rectification contradictoire.