En comptabilité générale, différents documents comptables sont indispensables : c'est le cas du journal comptable, du grand livre comptable et de la balance comptable.
Qui doit tenir des livres comptables ?
Tout commerçant, qu'il soit une personne physique ou morale, doit obligatoirement tenir des livres comptables (journal comptable, grand livre et livre d'inventaire), que ce soit sous forme manuscrite ou électronique, et ce, dans le but de recenser tous les flux financiers de la société.
Toutefois, il existe une exception : les personnes physiques disposant du régime de la micro-entreprise ou le statut de micro-entrepreneur (anciennement auto-entrepreneur) n'ont pas l'obligation de tenir des livres comptables.
Bon à savoir : à compter du 1er janvier 2018, les commerçants et autres professionnels assujettis à la TVA doivent enregistrer les paiements de leurs clients à l'aide d'un logiciel de gestion ou d'un système de caisse sécurisé et certifié (article 88 de la loi de finances pour 2016). La DGFiP, en concertation avec les différents partenaires et les professionnels, a publié des commentaires qui précisent la définition du logiciel ou système de caisse et détaillent les contours de cette obligation sur l'application BOFiP-Impôts.
Qu'est-ce qu'un journal comptable ?
Le journal comptable est un document qui enregistre toutes les entrées (colonne crédit) et sorties d'argent (colonne débit) :
- quotidiennement ;
- par opération
- de façon chronologique.
Ces différents mouvements vont donc affecter le patrimoine de l'entreprise.
Les journaux auxiliaires
Étant donné le nombre d'écritures comptables à enregistrer, il est rare d'un commerçant n'ait qu'un seul journal comptable.
Il existe donc des journaux auxiliaires qui vont compléter le journal comptable.
- journal de banque ;
- journal de caisse ;
- journal des achats ;
- journal des ventes ;
- journal de OD (opérations diverses).
Toutes les opérations comptabilisées dans les différents journaux auxiliaires sont ensuite centralisées dans le journal comptable. Ce dernier récapitule tous les totaux débits et crédits mensuels des journaux auxiliaires.
Comment comptabiliser les opérations comptables ?
Un compte possède deux colonnes séparées : un débit et un crédit.
- la colonne débit est à gauche ;
- la colonne crédit est à droite ;
- le solde est calculé à la fin.
Chaque opération est donc enregistrée dans un tableau appelé compte. Celui-ci est lié au plan comptable général de l'entreprise. Cette opération fait intervenir plusieurs comptes.
Le tableau suivant vous présente un exemple d'écriture au journal pour un achat de marchandise d'un montant de 1 500 € sachant que le paiement a été effectué par chèque bancaire.
| Comptes | Libellé | Débit | Crédit | |
|---|---|---|---|---|
| 6071 | Achats de marchandises | 1 500 € | ||
| 5121 | Banque (chèque n° 94305) | 1 500 € | ||
Comment tenir un journal comptable ?
Que le journal comptable soit tenu de façon manuscrite ou sous format électronique, il ne doit y avoir aucun blanc et aucune rature dans celui-ci.
Il doit être tenu en euros et doit contenir les informations suivantes :
- la date de l'opération ;
- le numéro du compte ;
- les comptes : débités et crédités ;
- le montant de l'opération ;
- le libellé correspondant aux pièces justificatives.
Le journal comptable doit être conservé pendant 10 années minimum à compter de la clôture du livre (article L. 123-22 du Code du commerce).
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Etats et journaux comptables
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