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Une facture non parvenue (FNP) concerne un bien (ou un service) qui a été livré avant la clôture d’un exercice sans que la facture fournisseur soit émise assez vite pour qu'une entreprise puisse l'intégrer dans ses comptes. La facture concernée n'est donc pas parvenue dans les temps.
Les états financiers intègrent ces FNP à la date de clôture en utilisant le compte 408 (factures non parvenues).
Factures non parvenues : définition
Une facture non parvenue est d’actualité si un bien ou un service a été livré ou exécuté avant la clôture d’un exercice comptable sans que la facture afférente ait été réceptionnée préalablement à l’arrêt des comptes. Il s’agit donc d’un simple décalage entre la prestation du fournisseur et l'émission de sa facture.
Exemple : une entreprise clôture son bilan le 31 décembre 2016. Quelques jours auparavant, une entreprise de service informatique vient paramétrer son système informatique pour qu’elle puisse utiliser un nouveau logiciel de gestion de stock. Le montant hors taxe de cette prestation est de 2 500 €. La facture du prestataire est établie le 2 janvier 2017. La date de facturation intervenant après la date de clôture de l’exercice comptable, cette facture doit être classée en « facture non parvenue » au 30 décembre 2016 sur le compte 408.
Le compte 408 « Fournisseurs non coopérateurs - Factures non parvenues » doit être crédité à la clôture comptable par le débit des comptes concernés des classes 2, 4 et 6 du montant TTC des factures imputables à la période close, mais non encore parvenues à condition que leur montant soit connu et évaluable. À l'ouverture de la période suivante, ces écritures seront contrepassées.
Bon à savoir : a contrario, certains frais « facturés d’avance » peuvent donner lieu à la comptabilisation d’une charge constatée d’avance (charges comptabilisées au titre d’une période, mais qui concernent une période ultérieure), ce qui permet de les neutraliser.
Les FNP nécessitent un traitement comptable spécifique lors de l’inventaire précédant la clôture des comptes.
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Traitement comptable des factures non parvenues
Les factures non parvenues à la date de clôture font l’objet d’écritures de régularisations qu’il s’agisse de marchandises stockées ou de prestations de sous-traitance effectuées avant la clôture (mais facturées après).
L’objectif de comptabilisation d’une FNP est d’inscrire la charge ayant fait l’objet d’une facturation ultérieure lors de la clôture du compte de résultat. Pour y parvenir, on précède comme suit :
- Dans le bilan, les FNP sont rangées au passif dans une ligne intitulée « dettes fournisseurs et comptes rattachés ». Dans ce compte 408 on trouve, les FNP de fournisseurs de biens et services (compte 4081), d’immobilisations (compte 4084) et de fournisseurs (compte 4088).
- Au premier jour de l’exercice suivant la clôture, les écritures de factures non parvenues sont « extournées », c’est-à-dire contrepassées et les opérations précédentes annulées.
- À la fin, lors de la réception de la facture fournisseur, celle-ci sera comptabilisée normalement.
Rappel : en comptabilité, une extourne revient à passer une écriture inverse de l'écriture initiale. Cette méthode de traitement des charges (à payer) et des produits (à recevoir) permet de solder les opérations de l’exercice antérieur pendant l’exercice en cours.