Dans le cadre d’une transaction commerciale, la facture acquittée apporte la preuve du paiement effectué par le client. Qu’elle soit délivrée par le fournisseur, le client ou un comptable public, cette mention manuscrite ou apposée par un cachet atteste du paiement total de la somme due. PagesConseils vous présente les tenants et aboutissants de la facture acquittée, son importance et ses implications pour les parties prenantes.
Facture acquittée : un document comptable non obligatoire
La comptabilité d’une entreprise repose en grande partie sur la rigueur dans le traitement des factures acquittées. Elles sont classées et archivées avec soin, car elles servent de référence lors des contrôles fiscaux, des audits ou des litiges éventuels. Elles contribuent ainsi à une gestion transparente et conforme aux normes en vigueur.
Une facture acquittée est une pièce justificative qui atteste du paiement, dans son intégralité, d’une facture par un client. Elle confirme au client qu’il n’a plus rien à régler. Seule la facture est obligatoire : l’envoi d’une facture acquittée n’est pas une obligation.
Les mentions obligatoires de la facture acquittée
Sur une telle pièce portant la mention « acquittée », il est obligatoire de retrouver la date à laquelle la facture a été acquittée, donc payée, le « mode » et la « référence »de ce versement.
Le mode peut prendre la forme :
- d’un virement bancaire ;
- d’un chèque ;
- d’une carte bancaire ;
- d’espèces.
Ces mentions contribuent à la validité juridique de la facture acquittée et sa valeur probante en cas de litige. L’absence d’une seule mention peut remettre en cause la preuve du versement et exposer le client à des poursuites.
La mention « acquittée » peut être apposée par :
- le vendeur : c’est le cas le plus courant ;
- le client : il peut le faire lui-même, même s’il est préférable de demander au vendeur de le faire pour éviter les contestations ;
- ou un officier public dans le cadre d’achats publics.
Sachez aussi que cette mention peut s’apposer de plusieurs manières. Le vendeur peut en effet utiliser un cachet avec la mention « acquittée », ou bien signer, écrire à la main ou encore l’ajouter au fichier PDF de la facture.
Si ces mentions ne figurent pas sur la facture, l’amende administrative, applicable depuis le 1er octobre 2019, est d’un montant maximal de 75 000 € pour une personne physique et de 375 000 € pour une personne morale (ordonnance n° 2019-359 du 24 avril 2019).
Un exemple concret des mentions présentes sur une facture acquittée :
- numéro de facture : 123456
- date de la facture : 01/01/2023
- client : M. Dupont
- fournisseur : SARL Durand
- montant total : 100 €
- mention « acquittée » : acquittée le 05/01/2023
- mode de règlement : virement bancaire
- référence : FR12345678901234567890
Une simplification comptable
Bien que son émission ne soit pas une obligation légale, elle demeure une pratique recommandée pour les entreprises soucieuses de leur gestion financière et de leur relation clientèle. En fournissant une preuve tangible et irréfutable des règlements effectués, elle renforce la confiance entre les parties prenantes et prévient les risques de contentieux.
C’est une pièce importante dans la gestion financière d’une entreprise. Elle constitue la preuve irréfutable du traitement complet d’une créance par un client envers son fournisseur.
La conservation des factures est obligatoire. Elle sert notamment de preuve en cas de litige. L’attestation du règlement et du jour de paiement n’est pas obligatoire. Cependant, c’est une démarche de simplification. En effet, l’indication du jour du paiement sur chaque facture permet une classification plus simple et plus rapide.
Il est conseillé de conserver les factures acquittées pendant la durée légale de conservation :
- 10 ans pour les entreprises ;
- 6 ans pour les particuliers.
En cas de perte ou de destruction de la facture acquittée, vous pouvez contacter le vendeur pour obtenir un duplicata. Si le vendeur n’est pas en mesure de fournir un duplicata, vous pouvez demander une attestation de paiement à votre banque.
Exemple : un micro-entrepreneurdoit classer toutes les factures par date avec le relevé de compte professionnel correspondant.
Fournisseur et facture acquittée
Le fournisseur est la personne qui émet la facture et qui en attend le paiement à la date demandée. À l’acquittement, c’est-à-dire au moment du crédit de son compte bancaire, le fournisseur indique ce versement sur la facture correspondante. Pour lui, émettre une facture acquittée va au-delà de la simple comptabilité. C’est une bonne pratique de gestion pour assurer le suivi des paiements et maintenir une trésorerie saine.
La comptabilité
Le fait d’attester qu’une facture est acquittée permet de simplifier la comptabilisation de cette facture. Dans le cadre d’une comptabilité de trésorerie, l’indication de la date sur la facture est indispensable pour une bonne organisation.
L’envoi au client
Une facture acquittée peut être envoyée au client pour lui certifier son paiement de la somme intégrale. Cet envoi n’est pas une obligation.
Facture acquittée par le client
Le client est la personne qui reçoit la facture et qui doit la payer à la date demandée. Il peut attester du paiement d’une facture en indiquant qu’elle est acquittée après le débit de son compte. Pour lui, le règlement d’une facture représente l’accomplissement de son obligation financière envers le prestataire de services ou le fournisseur de biens.
Cela atteste de manière formelle et indiscutable que la somme exigée a été réglée dans les délais convenus, ce qui évite tout risque de litige ultérieur. Le client peut confirmer l’acquittement d’une facture en envoyant la facture acquittée au fournisseur. Il doit alors joindre une copie de son relevé de compte indiquant le débit du total demandé.
Facture acquittée pour travaux publics
Dans le cadre d’une commande publique, les factures des entrepreneurs titulaires du marché sont accompagnées d’un relevé de mandat. Un relevé de mandat est un document visé, c’est-à-dire signé, par le comptable public qui agit au nom du pouvoir adjudicateur. Il indique la date de paiement de chacune des factures.
En conclusion :
- La facture acquittée est une pièce justificative qui atteste du paiement, dans son intégralité, d’une facture par un client.
- Contrairement à la facture, cette pièce n’est pas obligatoire.
- Cette mention peut prendre la forme d’un cachet, d’une signature, d’une écriture à la main, ou être ajoutée au fichier PDF de la facture.
- Cette pièce justificative renforce la confiance entre les parties prenantes, prévient les risques de contentieux et constitue une preuve irréfutable du paiement complet d’une créance.
- Elle doit être conservée 10 ans pour les entreprises et 6 ans pour les particuliers. En cas de perte ou de destruction, vous pouvez contacter le vendeur pour obtenir un duplicata.