Un fournisseur émet une note de débit lorsque le compte de son client est débiteur, c’est-à-dire lorsque ce dernier lui doit de l’argent. La note de débit peut être considérée comme une facture supplémentaire.
La note de débit est l’inverse de la note de crédit à travers laquelle le vendeur informe son client d’une ristourne sur le montant d’une facture.
Note de débit : définition
La note de débit fait état d’une dette de l’acheteur vis-à-vis du vendeur. Elle revient à réclamer le paiement d’une somme supplémentaire. Elle peut être considérée comme comme une facture complémentaire.
Une note de débit peut être établie dans différents cas de figure. Un événement imprévu peut en effet contraindre le vendeur à augmenter une facture qu’il a déjà envoyée. Parmi les principaux facteurs :
- Une erreur sur la facture en défaveur du vendeur, par exemple à la suite d’une mauvaise saisie ou de l’oubli d’un élément de facturation.
- La réclamation de frais dont le montant n’était prévu lors de l’établissement de la facture, comme le coût d’une livraison, par exemple.
- Les intérêts de retard à charge du client pour cause de non-paiement à l’échéance.
Traitement comptable d’une note de débit
La note de débit sert à appliquer un malus à un compte client une fois qu’il a été établi que celui-ci a été sous-facturé en raison d’une erreur de prix ou de taux de TVA.
Cette note de débit peut regrouper plusieurs corrections. Elle est aussi soumise à la TVA (à l’exception des intérêts de retard qui n’y sont pas assujettis).
Une demande d’augmentation de facture est alors envoyée avec le montant à débiter. Cette demande doit ensuite être validée par le client avant de devenir une pièce de facturation significative. Elle apparaîtra ensuite dans l’échéancier de facturation.
Le processus de facturation périodique crée donc une note de débit à envoyer au client et enregistre une pièce comptable. En se résumant, le processus suit la logique suivante :
- création de la commande client ;
- blocage automatique de la facturation ;
- suppression du blocage de la facturation (après accord client/fournisseur) ;
- création de la facture.
Note de débit et note de crédit
A contrario, après une vente, un acheteur peut constater que la marchandise reçue ne correspond pas à ce qu’il attendait et, en conséquence, réclamer une ristourne sur la facture reçue. Si le vendeur accepte cette demande, il enverra alors une facture à l’envers, appelée « note de crédit ».
Comme pour une note de débit, une note de crédit peut regrouper plusieurs rectifications. Le crédit est ensuite soustrait des prochaines factures.
En pratique, si plusieurs éléments d’une facture déjà envoyée au client sont à corriger, il arrive que l’entreprise annule totalement la facture et en établisse une nouvelle.
Excepté faite des emballages facturés et repris comme pour l’escompte, le client doit bénéficier d’une ristourne sur le trop-perçu de TVA.