Si vous venez de vous apercevoir d’une erreur au sein d’une facture, gardez-vous bien de procéder à une correction manuelle ou une annulation. Lors d’une inspection de l’administration fiscale, une facture rectifiée ou manquante peut donner lieu à des pénalités. Au lieu de cela, vous disposez de deux solutions : l’établissement d’une autre facture ou d’un avoir.
Voici 3 solutions pour corriger une facture erronée.
1. Solution 1 : rédigez une autre facture
- Dans un premier temps, apposez la mention « annulée » sur la mauvaise facture, et faites-la signer par le dirigeant de la société.
- Ensuite, établissez une autre facture sur laquelle vous mentionnez le remplacement de la précédente.
Exemple : une facture numéro 1040KR de 526 € est établie. Après vérification, le montant doit être de 498 €. On ajoute « annulée » sur la facture 1040KR, et on en établie une autre de 498 €. On n’y appose la mention « en remplacement de la facture 1040KR ».
2. Solution 2 : ajoutez une facture
- Lorsque l’on se rend compte que le montant facturé est inférieur à ce qu’il aurait dû être, il peut être possible d’éditer une facture supplémentaire.
- Attention toutefois, cette rectification doit être justifiée.
Exemple : une facture pour prestations de service fait suite à un devis pour un montant de 500 €. Par erreur, la facture est éditée pour 380 €. Il est possible d’ajouter une facture supplémentaire faisant référence au devis.
3. Solution 3 : établissez un avoir
Un avoir est un document comptable très pratique. Il peut être donné à un client en guise de bons d’achat, il peut également rester au sein de l’entreprise afin d’équilibrer la comptabilité. Un avoir présente la même configuration qu’une facture, à cette différence qu’il porte l’intitulé « avoir ».
Pour s’en servir pour corriger une facture erronée :
- Faites un avoir du montant de la facture à rectifier.
- Annexez-le à la facture en question.
- Puis éditez une nouvelle facture avec le bon montant cette fois !
Exemple : une facture d’un montant de 700 € est éditée. On s’aperçoit alors que le montant aurait dû être 623 €. On dresse alors un avoir pour un montant de 700 €, que l’on annexe à la facture de 700 €. Comptablement parlant, il y a donc une entrée de 700 € et une sortie de 700 €. Il ne reste plus qu’à dresser une nouvelle facture de 623 € et à l’envoyer au client.