La balance âgée est un outil comptable qui permet de connaître le montant des factures échues ou à échoir d’une entreprise.
Cet outil liste l’ensemble des règlements attendus. Il permet d’anticiper les encaissements à venir et d’évaluer les délais moyens de retard.
Utilité de la balance âgée
La balance âgée permet de ventiler les dettes et les créances d’une entreprise en fonction de leurs échéances. Elle ne doit pas être confondue avec :
- l’échéancier, qui fournit simplement liste les factures à payer avec leur date d’échéance ;
- la balance comptable, qui affiche le solde des comptes clients sans faire ressortir le délai de paiement des factures en attente.
La balance âgée présente les soldes dus et leur ancienneté à sa date d'édition. Elle hiérarchise les créances fournisseurs ou clients par ordre décroissant de délai de paiement.
Les montants échus sont classés par ancienneté. Cela est utile pour établir des priorités de relance.
Pour chaque compte de tiers, la balance récapitule les éléments suivants :
- numéro de compte ou la dénomination du tiers ;
- montant de la dette d’une entreprise ;
- ventilation des sommes en fonction de l’échéance (sommes échues, sommes dont l’échéance intervient à moins de X jours, etc).
En pratique, on distingue deux balances âgées :
- La balance âgée client fournit l’état des retards de paiement et les montants à encaisser. Elle place les factures les plus anciennes au sommet de la pile, permettant ainsi d’identifier les mauvais payeurs et le type de créance concernée.
- La balance âgée fournisseur, à l’inverse, donne la liste des factures que l’entreprise doit ou devra décaisser.
Le croisement entre les deux soldes de chacune des balances âgées produit une information utile sur l’évolution prévisible de la trésorerie d’une société.
Balance âgée : un outil d’organisation
La balance âgée peut être utilisée au cours d’un exercice comptable (par exemple mensuellement) et/ou lors de la clôture des comptes :
- Son édition contribue à l’organisation de l’entreprise, dans la mesure où elle fixe les priorités de relance et le ciblage des clients représentant un risque d’impayé plus élevé que les autres.
- Cette analyse doit être complétée par l’examen du relevé de compte ou d’un outil de suivi de facturation. En effet, la balance âgée ne donne pas le détail des sommes dues.
La balance âge peut être utilisée en comptabilité analytique pour mettre en relief les risques et carences de l’entreprise en matière de relance des paiements.
À noter : un déséquilibre sur le long terme peut entraîner la modification de la politique de facturation d’une société, par exemple en l’incitant à souligner plus fermement l’existence des délais de paiement à respecter dès l’établissement des devis.
C’est au chargé de relance qu’il appartient de justifier du traitement ou d’une action en cours pour tous les montants significatifs, à partir de l’analyse de la balance.
Lors de la revue de balance, une évaluation doit être fournie pour chaque montant échu. Ensuite, au cas par cas, les les responsables de l’entreprise peuvent décider des actions à entreprendre par client, relances, arrêt de livraison, actions en justice, etc.
Bon à savoir : certains logiciels comptables prévoient l’édition d’une balance âgée. Pour que cette édition soit efficiente, il est indispensable de veiller à ce que la date d’échéance de chaque facture soit entrée lors de la saisie comptable.