Une entreprise peut être amenée à payer des frais pour le compte de ses clients pour les besoins la vente de ses marchandises, ou pour exécuter pour leur compte une prestation de service.
Il peut y avoir, en cette occasion, une refacturation de frais permettant d’obtenir le remboursement de cette avance.
Principe des refacturations de frais
Définition de la refacturation de frais
À l’occasion d’une vente de marchandise ou de l’exécution d’une prestation de service, une entreprise peut être amenée à facturer, accessoirement à la vente principale, des frais qu’elle a engagé au nom de son client dans le cadre de cette opération commerciale.
Ces frais, dont le fournisseur ou le prestataire de services a fait l’avance pour le compte de son client, lui sont remboursés via une refacturation du montant des frais engagés. Cette refacturation est adressée et doit être payée par le client concerné.
Les frais pouvant faire l’objet d’une refacturation sont principalement des frais de transport et des frais d’hébergement.
Les refacturations de frais ne doivent pas être confondues avec les débours, qui sont facturés directement au client pour leur montant exact sans application d’une marge éventuelle par le fournisseur ou le prestataire de services.
Montant des frais refacturés
L’entreprise fournisseur peut refacturer à ses clients le montant des frais qu’elle a engagé pour leur compte, soit pour leur montant qu’elle a effectivement payé, soit pour leur montant réel auquel s’ajoute une marge appliquée par elle.
La TVA grevant les frais dépensés par le fournisseur pour le compte de son client est comprise dans le montant de la refacturation de frais si le fournisseur récupère la TVA sur ces achats.
La refacturation de frais porte alors sur le montant hors taxes des dépenses engagées au nom du client.
Comptabilisation des refacturations de frais
Principe
En comptabilité, chez le fournisseur qui refacture des frais à son client, cette opération consiste :
- à créditer un compte de classe 708. Produits des activités annexes pour le montant HT des dépenses ;
- à créditer le compte 44571. TVA collectée pour le montant de la TVA appliquée à la refacturation des frais ;
- à débiter le compte 411. Client à hauteur du montant TTC de la refacturation des frais.
Cas particulier
Si la refacturation de frais intervient directement lors de la facturation de la vente ou de la prestation de service, l’écriture comptable correspondant à la refacturation peut être indiquée dans l’écriture comptable de la vente de marchandise ou d’exécution de la prestation de service.
Néanmoins, si la facture de vente ou de réalisation de prestation de service n’est pas encore intervenue, l’entreprise fournisseur doit, dans l’attente, enregistrer l’écriture comptable suivante :
- crédit du compte 401. Fournisseur pour le montant TTC des frais ;
- débit du compte 6 de charges concerné pour le montant HT des dépenses ;
- débit du compte 44566. TVA déductible sur autres biens et services à hauteur du montant de la TVA déductible.