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La comptabilité de trésorerie enregistre uniquement les flux financiers d'une entreprise, c'est-à-dire les encaissements et les décaissements. Elle s'oppose à la comptabilité d'engagement, qui enregistre les opérations au moment de la naissance de la création ou de la dette.
Cette astuce répertorie l'essentiel à savoir sur la comptabilité de trésorerie.
Comptabilité de trésorerie : qu'est-ce que c'est ?
La comptabilité de trésorerie enregistre une opération comptable au moment où elle crée un flux financier :
- un encaissement, c'est-à-dire une entrée d'argent ;
- ou un décaissement, c'est-à-dire une sortie d'argent.
Exemple : une entreprise effectue un achat auprès de son fournisseur le 12 mars et le paie le 30 juin, la comptabilité de trésorerie enregistre l'opération d'achat le 30 juin.
C'est le relevé bancaire qui sert de point de départ à l'enregistrement d'une opération.
Enregistrement des charges
Les charges sont enregistrées au moment où elles sont payées :
- Cela vaut même si l'achat est effectué bien avant et que le bien ou le service est déjà utilisé.
- Chaque règlement à un fournisseur donne lieu à un enregistrement du décaissement.
Enregistrement des produits
Les produits, c'est-à-dire les ventes, sont enregistrés au moment de leur paiement par les clients, même s'ils sont livrés et facturés bien avant. Chaque paiement d'un client donne lieu à un enregistrement de l'encaissement.
Bon à savoir : depuis le 1er janvier 2018, les professionnels assujettis à la TVA doivent enregistrer les paiements de leurs clients à l'aide d'un logiciel de gestion ou d'un système de caisse sécurisé et certifié (article 88 de la loi de finances pour 2016).
Comptabilité de trésorerie : pour quelles organisations ?
Le plan comptable général préconise que toutes les entreprises adoptent une comptabilité d'engagement.
Cependant, certaines entreprises ou associations sont autorisées à utiliser une comptabilité de trésorerie :
- les associations, qui n'ont pas pour obligations légale d'établir des comptes annuels ;
- les entreprises soumises au régime des BNC ;
- les entreprises soumises au régime des BIC, si leur chiffre d'affaires annuel ne dépasse pas 840 000 € pour une activité commerciale et 254 000 € pour une activité de services.
Comptabilité de trésorerie : avantages et inconvénients
Avantages de la comptabilité de trésorerie
La comptabilité de trésorerie permet un gain de temps considérable :
- La comptabilité de trésorerie est très simple à mettre en place. Elle ne nécessite qu'un seul enregistrement pour chacune des opérations, puisque les engagements ne sont pas retracés.
- Par exemple, une facture n'est pas enregistrée au moment de sa réception dans les écritures comptables, uniquement au moment de son paiement.
- La comptabilité de trésorerie n'oblige plus à faire de rapprochements bancaires. Seuls les flux des relevés bancaires sont comptabilisés, à la date à laquelle ils apparaissent sur le compte bancaire de l'entreprise.
Exemple : une entreprise a effectué un service le 25 septembre et a été payée le 1er octobre, seul l'encaissement du 1er octobre qui apparaît sur le relevé de banque est enregistré.
Grâce à cela, l'organisation de la comptabilité est facilitée, puisque les factures sont classées avec le relevé bancaire correspondant.
Inconvénients de la comptabilité de trésorerie
La comptabilité de trésorerie ne permet pas de donner une image fidèle de la situation financière d'une entreprise :
- En effet, les créances et les dettes ne sont pas indiquées dans les comptes.
- Il est alors impossible de savoir à quelles échéances l'entreprise doit faire face, ni si des entrées d'argent sont prévues dans les semaines à venir.
Il est donc nécessaire de prendre certaines précautions :
- Les entreprises soumises au régime des BIC doivent, en fin d'exercice, constater les créances et les dettes à venir pour établir des comptes annuels fidèles.
- Les entreprises soumises au régime des BNC ne sont pas obligées de constater leurs créances et leurs dettes. Ainsi, leur comptabilité de fin d'exercice ne donne qu'une image de l'état de leur trésorerie.
De même, la comptabilité de trésorerie impose un suivi minutieux des factures :
- un suivi des factures des fournisseurs pour connaître les factures restant à payer ;
- un suivi des factures aux clients, pour déceler les factures non payées.
Enfin, les entreprises soumises à la TVA doivent suivre précisément les achats et les ventes à déclarer à l'administration fiscale, puisque la TVA est calculée à la date de facturation et non de paiement.
Pour en savoir plus sur la comptabilité de trésorerie :
- Voir aussi notre page concernant la comptabilité générale.
- Les entreprises doivent-elles obligatoirement faire appel à un expert comptable ? Lisez notre astuce pour le découvrir !
- Vous avez fait une erreur de facturation ? Pas de panique, il est possible de la corriger.