Le livre de caisse est un document comptable qui permet d’enregistrer l’ensemble des recettes et des sorties en espèces d’une caisse. La tenue d’un livre de caisse est une obligation comptable pour tous les commerçants qui ont une caisse. Explications.
Livre de caisse : définition
Un commerçant qui dispose d’une caisse, c’est-à-dire de billets et de pièces, doit tenir un livre de caisse. C’est un document qui enregistre toutes les entrées et les sorties d’espèces. Le livre de caisse fait partie de la comptabilité d’un commerçant.
Exemple : les espèces rentrent dans la caisse quand le client paie, les espèces sortent de la caisse quand le commerçant rend la monnaie aux clients ou quand il dépose sa caisse à la banque.
Livre de caisse : à quoi ça sert ?
La tenue d’un livre de caisse est une obligation comptable pour les commerçants qui ont une caisse. Ce document permet de suivre, au quotidien, l’évolution de la caisse. De plus, le livre de caisse est un outil de gestion qui limite les erreurs de caisse.
Livre de caisse : qui est concerné ?
Toute personne qui vendu au détail doit tenir un livre de caisse. Cela concerne évidemment tous les commerçants ainsi que les producteurs qui vendent directement leurs produits aux consommateurs.
Exemple : un producteur de fruits et légumes qui fait de la vente au détail.
Caractéristiques légales du livre de caisse
Les justificatifs
Tous les mouvements d’un livre de caisse doivent être justifiés par un document comptable.
Exemple : ticket de caisse, factures, etc.
Depuis le 1er avril 2023, le client qui désire un ticket doit expressément le demander au commerçant. En effet, depuis cette date, l’impression et la distribution systématiques de tickets de caisse, de carte bancaire et de publicité dans les commerces et par les automates ne sont plus systématiques (décret n° 2022-1565 du 14 décembre 2022).
Des exceptions demeurent cependant pour :
- les tickets de caisse ou autres documents de facturation remis aux consommateurs sur lesquels sont mentionnées l’existence et la durée de la garantie légale de conformité ;
- les opérations de paiement par carte bancaire annulées ;
- les tickets remis par des automates dont la conservation et la présentation sont nécessaires pour bénéficier d’un produit ou d’un service.
Le montant
Un livre de caisse ne peut jamais faire apparaître un solde négatif. En effet, une caisse ne peut jamais être vide. Toute caisse doit contenir un minimum : le fonds de caisse.
Livre de caisse : forme
Un livre de caisse peut être un document écrit ou informatisé. De nombreux logiciels de gestion de caisse permettent l’édition automatique du livre de caisse. Une version numérique a la même force de preuve comptable qu’une version papier.
Un calcul quotidien
L’enregistrement des opérations sur un livre de caisse se fait par jour. Un solde journalier est calculé qui peut alors être comparé au solde réel de la caisse.
L’enregistrement des opérations
Toutes les opérations, que ce soit une entrée ou une sortie d’espèces, doivent être notifiées individuellement.
Exemple : si une sortie d’espèce pour un dépôt à la banque correspond à un encaissement, les 2 opérations doivent apparaître sur le livre de caisse.
L’enregistrement est chronologique, de la première opération du jour à la dernière. Chaque opération doit faire apparaître le montant TTC, le montant de la TVA et le mode de paiement. Les paiements en espèces de plus de 1 000 € sont interdits.