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Une balance auxiliaire est un état comptable qui détaille un compte de tiers, client ou fournisseurs. Ce n'est pas une obligation légale mais les entreprises utilisent fréquemment les balances auxiliaires pour mieux suivre l'état des transactions avec un client ou un fournisseur, donc le paiement des factures reçues et envoyées. C'est un document qui permet à l'entreprise de gagner du temps. Explications.
La comptabilité auxiliaire permet de décliner un document comptable, c'est-à-dire de le détailler plus précisément.
Bon à savoir : dans le jargon comptable, on dit « auxiliariser » un compte.
La comptabilité auxiliaire peut concerner le grand livre comptable et surtout la balance comptable.
Balance auxiliaire : définition
La balance auxiliaire est un état comptable qui permet de détailler un compte de tiers. La balance auxiliaire concerne donc principalement les comptes clients (comptes 411) et les comptes fournisseurs (comptes 401).
Bon à savoir : il est aussi possible d'utiliser une balance auxiliaire pour le compte « personnel, rémunération due » (compte 421) afin de le ventiler par salarié.
Conditions
Avant de générer une balance auxiliaire, le service comptabilité doit, au préalable, avoir créé des comptes auxiliaires rattachés aux comptes de tiers dans son plan général comptable.
Bon à savoir : les logiciels de comptabilité offrent la possibilité de créer et de paramétrer des comptes auxiliaires.
Composition
Chaque compte, que cela soit un compte client ou un compte fournisseur, est caractérisé par un code numérique ou alphanumérique unique qui permet de regrouper toutes les opérations effectuées avec ce tiers.
Pour chaque client ou chaque fournisseur, la balance auxiliaire présente la dénomination du tiers, le solde à l'ouverture de l'exercice, l'encours et le solde à la clôture de l'exercice.
Une balance auxiliaire présente alors le montant de la dette de l'entreprise vis-à-vis de chacun de ses fournisseurs et le montant des créances de l'entreprise vis-à-vis de chacun de ses clients.
Les avantages de la balance auxiliaire
Plus la taille de l'entreprise est importante, plus les écritures sont nombreuses et plus l'utilisation des balances auxiliaires devient nécessaire.
Un meilleur suivi des opérations comptables
Une balance auxiliaire est indispensable pour suivre au plus près toutes les opérations avec chacun des tiers, clients ou fournisseurs. À tout moment, il est possible de repérer les factures qui ne sont pas encore éditées, les factures qui ne sont pas encore réglées, les factures qui ne sont pas encore encaissées ainsi que les erreurs de saisie.
Exemple : facture enregistrée 2 fois.
La balance auxiliaire permet de visualiser rapidement toutes les transactions enregistrées avec un tiers. La gestion de la trésorerie de l'entreprise, et surtout sa prévision, en est largement facilitée.
Améliorer le lettrage comptable
La balance auxiliaire est aussi utilisée pour faciliter le lettrage comptable.
Exemple : il est plus facile de repérer les clients qu'il faut relancer avec une balance auxiliaire clients et un lettrage comptable efficace.
Faciliter la préparation du bilan comptable
Les balances auxiliaires permettent d'améliorer la préparation du bilan comptable annuel. De même, si la société présente des bilans intermédiaires, il est vivement recommandé d'établir des balances auxiliaires qui facilitent leur établissement.
La balance auxiliaire est donc un outil comptable qui permet aux entreprises de gagner du temps et d'améliorer la gestion des relations avec les clients et les fournisseurs.