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En comptabilité, un compte auxiliaire correspond à la subdivision d’un compte général.
Cette spécialisation permet de rationaliser le travail de saisie et de report dans les comptes.
Les comptes auxiliaires concernent uniquement les comptes de tiers (clients et fournisseurs).
Comptabilité auxiliaire : définition et utilité
Le compte auxiliaire correspond à la subdivision d’un compte général. Il permet de regrouper des tiers de même nature sous un numéro de compte général. La création des comptes auxiliaires se fait généralement grâce à un logiciel comptable.
La comptabilité auxiliaire ne concerne jamais un compte de gestion, mais toujours un compte de tiers : clients ou fournisseurs. Elle permet d’obtenir un meilleur suivi de ce tiers (par exemple un client) avec lequel les mouvements comptables sont multiples.
Un code numérique permet de caractériser chaque compte (clients ou fournisseurs). On peut accéder au compte à partir de ce numéro ou d’une date de saisie, de la date d’édition d’une facture, de son montant, etc.
Bon à savoir : les écritures comptables inscrites sur les comptes auxiliaires sont saisies par journalisation. Leur modification est possible en permanence (sauf pour les périodes closes).
Grâce à la comptabilité auxiliaire, le détail des différentes opérations comptables ressort plus nettement, ce qui facilite notamment la préparation des opérations de bilan.
Rappel : le bilan est un document qui exprime la situation patrimoniale d'une entreprise à l’issue d’un exercice comptable. En conformité avec le plan comptable, il comprend une partie actif (ce que l’entreprise possède) et une partie passif (ce qu’elle doit).
En pratique, la comptabilité auxiliaire permet notamment :
- de vérifier l’état des factures en cours (réglées, à régler) ;
- d’identifier les factures fournisseurs dues ;
- de repérer d’éventuels doublons ou des factures qui n’ont pas été éditées ;
- d’éditer des comptes auxiliaires à partir de différents critères (écritures non lettrées, justificatif de solde, etc.) ;
- de contrôler la balance générale à partir des balances auxiliaires.
Rappel : la balance générale est la synthèse des comptes de l'entreprise. Elle permet de vérifier que les soldes débiteurs et créditeurs d’une entreprise sont à l'équilibre durant une période donnée.
Le métier de comptable auxiliaire et la comptabilité auxiliaire
Placé sous l’autorité du chef comptable, le comptable auxiliaire est un homme polyvalent puisqu’il est à la fois responsable de la comptabilité de la société au quotidien, qu’il gère la trésorerie et qu’il est en contact régulier avec les tiers (clients et fournisseurs).
Ses principales missions consistent à :
- vérifier et saisir les factures des fournisseurs avant de les régler ;
- contrôler et intégrer les remontées de caisse ;
- analyser les comptes :
- assister le chef comptable lors de la préparation du bilan.
Dans la plupart des cas, les comptables auxiliaires sont recrutés avec un BTS en Comptabilité et en Gestion des Organisations ou un DUT en Gestion Option Finance/Comptabilité ou encore un BEP spécialisé en Comptabilité.
La rémunération de départ tourne autour de 20 000 euros (bruts) annuels. Les perspectives de carrière du comptable auxiliaire lui ouvrent la voie vers le poste de chef comptable.