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Le lettrage comptable est une opération qui permet de faire le rapprochement des montants des comptes de clients et des comptes fournisseurs avec les paiements correspondants. Le lettrage est utilisé pour vérifier l'état du règlement des factures par l'attribution d'une marque, le plus souvent une lettre ou une combinaison de lettres. Les factures qui ne sont pas « lettrées » doivent alors être traitées.
Lettrage comptable : définition
Le lettrage comptable est une technique de comptabilité qui consiste à attribuer une lettre ou une combinaison de lettres à une facture et au paiement qui lui correspond.
Le lettrage comptable concerne aussi bien les comptes de clients que les comptes de fournisseurs.
Exemple : la facture de 1 000 € éditée pour le client X le 01/09/2016 est notée AAA en même temps que le paiement de cette facture enregistré le 10/10/2016.
L'ensemble des factures « lettrées » doit correspondre à l'ensemble des comptes clients et des comptes fournisseurs « lettrés ».
Objectifs
Le lettrage comptable permet de repérer rapidement les clients n'ont pas encore réglé leur facture et les fournisseurs qu'il reste à payer. Il permet donc d'organiser les relances clients et le paiement des fournisseurs.
Bon à savoir : le lettrage comptable est le signe d'une gestion rigoureuse des factures.
Rapprochement bancaire
Le lettrage comptable ne doit pas être confondu avec le rapprochement des comptes.
Le rapprochement bancaire permet de vérifier à une date précise si le solde du compte en banque correspond bien au solde du compte banque de la comptabilité (compte 512).
À noter : le rapprochement bancaire permet de contrôler l'encaissement réel et le décaissement réel des factures sur le compte en banque.
Lettrage comptable : les techniques
Le lettrage comptable peut être effectué manuellement par un comptable, ou automatiquement par un logiciel de comptabilité.
Lettrage manuel
Le lettrage manuel consiste à passer en revue l'ensemble des comptes clients et des comptes fournisseurs et de « pointer », puis de « lettrer » une à une les factures correspondantes.
Lettrage automatique
Tous les logiciels de comptabilité proposent une option de lettrage comptable.
Cependant, si 2 factures du même montant sont éditées le même jour pour le même client, le logiciel ne saura pas faire la différence.
Bon à savoir : le lettrage automatique demande toujours un contrôle et une supervision manuels par le comptable.
Les caractéristiques du lettrage comptable
Fréquence
Le lettrage comptable est une opération à mener régulièrement.
La fréquence du lettrage dépend évidemment de la taille de l'entreprise et du volume quotidien de factures émises et reçues.
La fréquence du lettrage doit être décidée par le comptable et respectée.
Exemple : le lettrage peut s'effectuer à chaque fin de mois.
Factures non lettrées
Les factures non lettrées doivent être traitées par le comptable de façon adéquate.
Pour les factures clients, il s'agit de déterminer si le délai de paiement accordé est dépassé.
Pour les factures fournisseurs, il s'agit de d'examiner l'état de la trésorerie pour déterminer le moment opportun pour payer cette facture.
Bon à savoir : le lettrage comptable peut aboutir à passer une provision pour créances douteuses.