La comptabilité budgétaire et la comptabilité analytique sont des dispositifs utiles à la maîtrise d’une bonne organisation au sein de l’entreprise.
La comptabilité budgétaire est un outil de vérification et de contrôle qui permet de faire face aux différentes exigences des techniques de budgétisation, contrairement à la comptabilité générale qui respecte les obligations comptables et le résumé des informations contenues dans le bilan comptable et compte de résultat de l’entreprise.
Comptabilité budgétaire : définition et objectifs
La comptabilité budgétaire est un budget qui reprend les recettes et les dépenses prévisionnelles chiffrées d’un exercice comptable. Celui-ci concerne plus particulièrement l’année en cours voire plusieurs années.
Différence entre comptabilité budgétaire et comptabilité générale
La comptabilité budgétaire a un champ plus étroit que la comptabilité générale :
- elle ne porte que sur les dépenses et recettes, et fait abstraction des créances, dettes, actifs et passifs : c’est pourquoi elle ne produit pas de bilan ;
- elle ne concerne que les dépenses et recettes qui sont budgétaires, à savoir celles qui font l’objet d’une autorisation budgétaire formelle : c’est pourquoi elle néglige les opérations de trésorerie et de financement.
Comptabilité budgétaire : pour qui ?
La comptabilité budgétaire concerne plus particulièrement les grands groupes ou les grandes entreprises, un peu moins les moyennes ou petites entreprises. Elle concerne aussi la gestion publique comme le budget de l’État.
- En amont, une préparation très rigoureuse doit être élaborée tout en respectant les bonnes pratiques de la comptabilité générale. De ce fait, il va y avoir une réflexion prévisionnelle, un suivi et un contrôle d’exécution voire une procédure d’évaluation.
- Le budget n’est pas un document normalisé comme la comptabilité générale. Il n’est pas obligatoire. C’est l’entreprise qui décide d’une procédure et d’une méthode appropriée pour la bonne gestion de sa structure.
En résumé, la méthode et la procédure budgétaire sont des outils essentiels aux tâches de prévision, pilotage et contrôle d’une entreprise.
Élaborer une comptabilité budgétaire
La comptabilité budgétaire doit être pertinente et doit fournir une information cohérente et fiable afin de prendre les bonnes décisions tactiques voire stratégiques au sein d’une organisation.
Comment faire ?
Généralement, c’est le contrôle de gestion qui s’occupe de la comptabilité budgétaire. Elle reprend tous les services (financiers, achats, ventes, personnel…).
Elle sera élaborée en fonction des besoins d’aide à la décision de l’entreprise. Elle sera aussi construite selon le système d’information comptable de l’entreprise. Elle va donc s’adapter :
- aux différentes technologies mises en place ;
- à la stratégie définie par l’entreprise ;
- à la structure organisationnelle mise en œuvre par l’entreprise.
Principes de la comptabilité budgétaire
Les prévisions de la comptabilité budgétaire doivent être conformes à la réalité qu’elles sont censées représenter.
Pour ce faire :
- Le budget va reprendre l’ensemble des dépenses et des recettes de l’organisation.
- Les prévisions doivent rester réalistes (pas de majoration ou de minoration).
La comptabilité doit être basée sur le principe de la prudence, de la fiabilité et de l’intégrité.
- De ce fait, chaque service va devoir établir ses propres prévisions budgétaires pour l’année suivante en partant d’une estimation originale (exercice N et exercice N+1).
- Ensuite, toutes les prévisions budgétaires de chaque service seront consolidées pour donner une image précise des prévisions de l’entreprise.
- Cette consolidation pourra être définitive ou revue par la direction et les services concernés.
Comptabilité budgétaire : qu’est-ce que le reporting ?
Le reporting est un suivi qui permet d’avoir une vision précise de la réalisation du budget :
- Il est très détaillé et propose un suivi chronologique qui peut être trimestriel, voire mensuel.
- Généralement, les estimations originales sont mises à jour à la fin de chaque trimestre.
- Il va donc permettre d’analyser les écarts, qui sont le décalage entre le réel et le prévisionnel. Ils peuvent être plus ou moins importants. Le reporting fournit des informations précieuses sur le suivi budgétaire.
À noter : afin de conserver une comptabilité budgétaire réaliste, des ajustements seront décidés et même des corrections très significatives pourront être mises en place, selon l’ampleur des éléments constatés. Dans ce cas, on parle de comptabilité budgétaire révisée.