La note de frais est un document grâce auquel un salarié peut se faire rembourser des frais professionnels engagés pour le compte de son employeur.
Pourtant, selon une société de conseil spécialisée dans le tertiaire, 1/3 des salariés renoncerait à demander le remboursement intégral de leurs notes de frais, notamment quand ils égarent les justificatifs. Le point maintenant.
Note de frais et indemnisation des frais professionnels
Les frais professionnels supportés par un travailleur salarié ou assimilé pour l’accomplissement de ses missions sont remboursés par son employeur, sur justificatifs.
L’indemnisation des frais professionnels peut s’effectuer de trois manières, au forfait, par déduction forfaitaire ou selon les frais réels :
- Au forfait, l’employeur est autorisé à déduire ces allocations dans certaines limites, par exemple 20,20 € dans le cas d’un repas lors d’un déplacement professionnel pour les 3 premiers mois, 69,50 €/jour pour se loger dans un département de la couronne parisienne, 51,60 €/jour en province, etc.
- En ce qui concerne la déduction forfaitaire spécifique (DFS), le principe est l’application, sur le salaire brut du salarié d’un abattement (représentatif de frais professionnels) dont le pourcentage varie selon la profession. Il est par exemple de 30 % pour les journalistes ou les VRP.
- Dans le cas d’un remboursement selon les frais réels, les dépenses réellement engagées par le travailleur salarié ou assimilé sont remboursées selon leur valeur réelle. L’employé est de tenu de fournir des justificatifs. C’est ce dernier système qui implique les notes de frais.
D’autre part, dès lors qu’il est contraint d’utiliser son domicile pour stocker des pièces nécessaires à ses activités professionnelles (dossiers, cartons, échantillons, etc.), le salarié peut prétendre, de la part de son employeur, à une indemnité pour l’occupation de son domicile si un local n’est pas mis à sa disposition à cet effet (Cass. soc., 8 novembre 2017, n° 16-18.501). Le montant de cette indemnité particulière doit tenir compte de l’inconvénient qu’engendre l’occupation professionnelle du domicile, mais aussi des frais qu’elle implique.
Cette indemnité est aussi due aux VRP qui ne disposent pas de bureau au sein de l’entreprise et qui consacrent une pièce de leur domicile à accomplir des tâches administratives et stocker leur matériel, quand bien même le statut de VRP implique de travailler en dehors de tout établissement (Cass. soc., 9 septembre 2020, n° 18-20.487).
Spécificité du régime des notes de frais
Pour qu’elles soient recevables, les dépenses figurant sur une note de frais doivent :
- correspondre à des frais engagés dans l’intérêt de l’entreprise ;
- être « proportionnées » ;
- être assorties de justificatifs.
Le salarié doit fournir les factures de ses dépenses avant de se faire rembourser les frais qu’il a engagés. Ces justificatifs sont indispensables pour que l’entreprise puisse bénéficier de l’exonération de cotisations sociales. Les renseignements doivent donc être précis.
Frais de restauration
Pour les frais de restauration, outre le prix, la note de restaurant doit spécifier le nom des invités ainsi que le motif de l’invitation.
Frais de voiture
En ce qui concerne les déplacements, les remboursements doivent être justifiés par le motif du déplacement, le lieu de la mission, le kilométrage effectué et le nombre de chevaux fiscaux du véhicule utilisé.
Les indemnités kilométriques sont censées couvrir les frais de carburant, l’entretien du véhicule, sa dépréciation et l’assurance.
Pour les voitures, en 2022, ces indemnités sont de :
- 0,502 €/km pour un véhicule de 3 chevaux parcourant jusqu’à 5 000 km ;
- 0,661 €/km pour une voiture de 7 chevaux (et plus) parcourant la même distance.
Barème kilométrique 2022 applicable aux voitures (en euros)
| Puissance administrative (en CV) | Distance (d) jusqu’à 5 000 km | Distance (d) de 5 001 km à 20 000 km | Distance (d) au-delà de 20 000 km |
|---|---|---|---|
| 3 CV et moins | d × 0,502 | (d × 0,300) + 1 007 | d × 0,350 |
| 4 CV | d × 0,575 | (d × 0,323) + 1 262 | d × 0,387 |
| 5 CV | d × 0,603 | (d × 0,339) + 1 320 | d × 0,405 |
| 6 CV | d × 0,631 | (d × 0,355) + 1 382 | d × 0,425 |
| 7 CV et plus | d × 0,661 | (d × 0,374) + 1 435 | d × 0,446 |
(Source : arrêté du 1er février 2022).
Dépenses d’hébergement
Les dépenses d’hébergement et de logement sont recevables si l’une des deux conditions suivantes est remplie :
- Le salarié ne peut pas regagner son domicile à cause de l’éloignement (50 km minimum).
- Son domicile est mal desservi par les transports en commun (1 h 30 de trajet au moins).
La TVA liée aux dépenses d’hébergement ou de logement est exclue du droit à déduction. Les entreprises ne peuvent donc pas la récupérer.
Dépenses de déplacement des élus dans le cadre de leur mandat
Dans le cadre de leur mandat, les élus au CSE sont amenés à se déplacer régulièrement. Les frais liés à ces déplacements sont à la charge du comité.
Néanmoins, lorsque le déplacement est à l’initiative de l’employeur, il appartient à ce dernier de prendre en charge les frais de déplacement des élus. Il s’agit notamment des déplacements pour se rendre :
- aux réunions plénières ;
- aux réunions extraordinaires ;
- aux réunions organisés suite à tout accident ayant entraîné ou ayant pu entraîner des conséquences graves ;
- aux réunions de la commission SSCT ;
- aux réunions liés à des événements graves en rapport avec l’activité de l’entreprise, ayant porté atteinte ou ayant pu porter atteinte à la santé publique ou à l’environnement.
Frais de télétravail
Un salarié peut déduire ses frais liés au télétravail, en tant que frais réels. Les frais déductibles peuvent correspondre à une partie de la facture de téléphone, du fournisseur d’accès à internet, du loyer ou encore du matériel dont le télétravailleur a besoin pour travailler (un ordinateur par exemple).
L’employeur peut verser au salarié en télétravail des allocations forfaitaires qui peuvent prendre la forme d’indemnités, de remboursements forfaitaires ou encore de remboursements de frais réels. Ces allocations versées par l’employeur au titre du télétravail à domicile sont exonérées d’impôt sur le revenu, dans la limite de 580 € pour les frais engagés en 2021. Par ailleurs, les frais de télétravail peuvent aussi être remboursés par le biais d’une allocation journalière. Dans ce cas, la limite d’exonération est fixée à un montant journalier de 2,50 € maximum, dans la limite de 55 € par mois.
Par ailleurs, lorsqu’une allocation forfaitaire est prévue par convention collective ou accord professionnel, cette allocation est exonérée de cotisations, dans la limite prévue par l’accord ou la convention et :
- soit, dans la limite de 13 € par mois par jour de télétravail par semaine (26 € par mois pour 2 jours par semaine, 39 € par mois pour 3 jours par semaine, etc.) ;
- soit, en cas d’allocation journalière, dans la limite de 3,25 € par jour de télétravail dans le mois.
Dans les deux cas, la limite maximale mensuelle d’exonération est de 71,50 €.
Remboursement des notes de frais
Les notes de frais sont généralement remboursées à la fin du mois durant lequel elles ont été engagées, si la comptabilité a le temps de les intégrer. À défaut, le remboursement intervient à la fin du mois suivant. Toutefois, le salarié peut demander une avance à l’entreprise.