Certaines entreprises engagent des frais pour financer des formations au profit de leurs salariés ou de leurs dirigeants. Sous certaines conditions, ces charges peuvent faire l’objet d’un remboursement versé par l’opérateur de compétences pour lequel les entreprises concernées cotisent. Zoom sur la comptabilisation de ces remboursements de frais de formation.
Conditions des remboursements formation
Une entreprise peut prétendre aux remboursements des divers frais de formation qu’elle supporte si elle cotise auprès d’un opérateur de compétences (OPCO), ex-organisme paritaire collecteur agréé (OPCA).
Ces cotisations consistent à verser chaque mois, au profit de l’opérateur et au titre de la formation professionnelle, un pourcentage du montant brut des rémunérations versées aux salariés de l’entreprise. En contrepartie du versement de ces cotisations, l’OPCO rembourse en tout ou partie le coût des formations financées par les entreprises à la condition que la formation soit agréée par l’OPCO.
Principe et fonctionnement
Principe général
L’enregistrement comptable relatif à la perception d’un remboursement pour formation varie en fonction du type de remboursement :
- le remboursement peut être forfaitaire. Dans cette hypothèse, son montant correspond à un pourcentage défini selon un barème qui ne couvre pas forcément les frais réellement supportés par l’entreprise ;
- le remboursement au réel consiste à obtenir le remboursement de tout ou partie des charges réellement engagées par l’entreprise pour financer la formation.
Remboursement forfaitaire
Si le remboursement des frais de formation est effectué par l’OPCO de manière forfaitaire, l’enregistrement comptable consiste à :
- débiter le compte 443 « Opérations particulières avec l’État » ;
- créditer les comptes 791 « Transfert de charges » et 44571 « TVA collectée » si la formation est soumise à TVA.
Remboursement des frais réels
Lorsque le remboursement total ou partiel des frais de formation s’effectue sur la base des dépenses réellement supportées par l’entreprise, il convient d’effectuer les enregistrements comptables suivants :
- débiter le compte 443 « Opérations particulières avec l’État » ;
- créditer le compte 6333 « Participation des employeurs à la formation professionnelle continue » ou encore le compte 6228 « Rémunération d’intermédiaires et honoraires » ;
- créditer le compte 44566 « TVA déductible sur autres biens et services » si nécessaire.
Comptabilisation
Si une entreprise n’a pas encore perçu, à la clôture d’un exercice comptable, le remboursement d’une formation effectuée sur l’exercice qui se clôt, il convient d’enregistrer les opérations suivantes :
- pour un remboursement forfaitaire : débit du compte 4487 « État-Produits à recevoir » et crédit des comptes 791 « Transfert de charges » et le cas échéant 4458 « TVA à régulariser ou en attente » ;
- pour un remboursement au réel : débit du compte 4487 « État-Produits à recevoir » et crédit des comptes 6333 « Participation des employeurs à la formation professionnelle » et le cas échéant 4458 « TVA à régulariser ou en attente ».