La comptabilité fournisseur est un compartiment de la comptabilité qui s’occupe de toutes les relations qu’une entreprise entretient avec l’ensemble de ses fournisseurs.
Elle s’occupe principalement du traitement des factures, de la réception à l’archivage en passant évidemment par le paiement.
Le point maintenant sur ce type de comptabilité, son intérêt et ses objectifs.
Comptabilité fournisseur : qu’est-ce que c’est ?
La comptabilité fournisseur est l’ensemble des techniques comptables qui enregistrent les opérations entre une entreprise et ses fournisseurs.
Les principales activités de la comptabilité fournisseur sont :
- le suivi du compte fournisseurs ;
- le traitement des factures ;
- le traitement de la TVA ;
- le paiement des fournisseurs.
Le document central d’une comptabilité fournisseur est donc la facture.
Bon à savoir : la facture est le seul document comptable obligatoire. Elle sert de preuve d’engagement.
La comptabilité fournisseur doit traiter l’ensemble des factures qui proviennent des fournisseurs :
- La réception de la facture doit se faire en un lieu unique, afin de favoriser son enregistrement rapide.
- Il est également indispensable de contrôler la facture, notamment les rabais, les remises et les ristournes obtenues.
- La numérisation de la facture est indispensable pour une meilleure gestion.
- Le paiement de la facture, en lien avec la trésorerie, est à vérifier.
- Enfin, l’archivage de la facture est obligatoire, car la facture est un élément de preuve juridique.
Bon à savoir : la comptabilité fournisseur doit aussi intégrer les factures d’avoirs reçues de ses fournisseurs.
Objectifs de la comptabilité fournisseur
Meilleure maîtrise des coûts de gestion
La mise en place d’une comptabilité fournisseur permet de suivre en temps réel les engagements pris auprès des fournisseurs.
Exemple : sans service qui centralise l’ensemble des factures des fournisseurs, les coûts de gestion des factures sont plus élevés.
Amélioration de la comptabilité générale
La comptabilité fournisseur permet d’aider la comptabilité générale à renseigner les éléments qui concernent le compte fournisseurs.
Meilleure gestion des fournisseurs
La comptabilité fournisseur doit :
- établir un référentiel de tous les fournisseurs, afin d’identifier précisément les fournisseurs à risques ;
- indiquer les fournisseurs dont la pérennité n’est pas assurée.
Meilleure gestion des litiges avec les fournisseurs
Un service de comptabilité fournisseur bien géré :
- évite tout conflit éventuel avec les fournisseurs ;
- permet de mieux gérer les éventuels litiges.
La mise en place d’un système de paiement automatique pour certains fournisseurs réguliers permet d’éviter les oublis.
Comptabilité fournisseur : quelles entreprises sont concernées ?
La comptabilité fournisseur est mise en place principalement par les grandes entreprises :
- Celles-ci disposent d’un service dédié au sein du département comptabilité.
- Toutefois, des entreprises de taille plus modeste peuvent aussi avoir recours ce type de comptabilité si le besoin s’en fait sentir.
Outils de la comptabilité fournisseur
Logiciels de comptabilité fournisseur
Les logiciels de comptabilité permettent d’enregistrer l’ensemble des opérations comptables, y compris les opérations de la comptabilité fournisseur.
Les logiciels les plus développés offrent la possibilité de mettre en place un suivi des fournisseurs avec :
- un enregistrement des factures ;
- un paiement automatique des principaux partenaires de l’entreprise.
Indicateurs de pilotage
Afin de mesurer la performance d’un service de comptabilité fournisseur, une entreprise peut calculer des indicateurs de pilotage :
- volumétrie des factures reçues par type de factures ;
- rapprochement entre les factures et les commandes ;
- délai de numérisation des factures ;
- délai d’archivage des factures, etc.
Pour en savoir plus sur la comptabilité fournisseur :
- Voir également notre page Comptabilité générale.
- La comptabilité de gestion, si elle n’est pas obligatoire, permet d’avoir une meilleure visibilité sur les dépenses d’une entreprise.
- Les factures sont des documents extrêmement importants pour les entreprises. Faites la chasse aux erreurs de facturation !