Les frais de représentation correspondent aux dépenses engagées par un dirigeant ou un salarié dans le cadre son activité professionnelle (frais de transport, de restauration, etc). Ils doivent être justifiés par une facture.
Comme toutes charges, les frais de représentation sont fiscalement déductibles sous certaines conditions.
Frais de représentation : qu’est-ce que c’est ?
Les frais de représentation sont des frais inhérents à la fonction du dirigeant d’une entreprise ou d’un salarié. Les entreprises et salariés peuvent les déduire de leur déclaration de revenus.
Ces frais doivent résulter directement de la fonction de l’agent économique. Les dépenses privées sont donc exclues.
Les principaux frais concernés sont :
- les frais de transport (indemnités kilométriques, etc.) ;
- les frais de voyage ou de déplacement (billets d’avion, billets de train, etc.) ;
- les frais de nourriture, de réception et de représentation (repas d’affaires, par exemple) ;
- les frais de logement (notamment d’hôtel) ;
- les frais d’informatique et de communication (téléphone portable, ordinateur, etc.) ;
- les frais vestimentaires ;
- les frais de documentation.
Pour l’entreprise, l’ensemble des frais professionnels s’apparente à des charges qui s’imputent sur le résultat imposable.
Déductibilité des frais de représentation : sous quelles conditions ?
Pour être déductibles, les frais professionnels doivent avoir été engagés dans l’intérêt direct de l’entreprise. Ils doivent aussi respecter certains critères définis par la loi.
Ces frais sont soumis à des obligations déclaratives. Ainsi, les dépenses doivent être comptabilisées et les pièces justificatives, conservées.
De plus, ces frais ne doivent pas être d’un montant excessif, ni correspondre à des dépenses « somptuaires », c’est à dire ayant trait à :
- la chasse et la pêche ;
- l’achat ou la location de résidences de loisirs ;
- l’achat ou la location de bateaux de plaisance ;
- l’amortissement des voitures particulières de luxe (au-delà d’une certaine fraction).
En ce qui concerne la TVA afférente aux frais professionnels, elle doit être déductible pour pouvoir être récupérée. Son montant doit figurer sur la facture d’achat. Celle-ci doit distinguer les prestations ouvrant droit à déduction, des autres. L’identité et la fonction des bénéficiaires doivent également être mentionnées.
Déduction des frais de représentation : comment ça se passe ?
Pour les salariés et les dirigeants d’une entreprise, les frais professionnels sont déductibles du revenu imposable. Les contribuables peuvent opter pour deux alternatives : une déduction forfaitaire de 10 % ou la déduction des frais réels (optionnel).
Déduction forfaitaire 10 %
Elle coiffe les dépenses professionnelles courantes :
- frais de déplacement domicile-travail ;
- frais de restauration sur le lieu travail ;
- frais vestimentaires ;
- frais de documentation.
Aucun justificatif n’est à fournir au fisc. Cette réduction s’applique sur les traitements et salaires déclarés.
Le montant de la déduction de 10 % est compris entre un minimum et un maximum, revalorisés chaque année. En 2022, le plancher est de 448 €. Le plafond de déduction, quant à lui, est de 12 829 €.
Déduction des frais réels
Si le dirigeant ou le salarié d’une entreprise estime que la déduction de 10 % ne couvre pas ses frais, il peut opter pour la déduction du montant réel des frais.
Dans ce cas, pour être déductibles, les dépenses doivent respecter les conditions suivantes :
- être nécessitées par l’exercice d’une activité salariée ;
- être effectuées dans le seul but d’acquérir ou de conserver des salaires déclarés ;
- être payées au cours de l’année ;
- être justifiées par des documents attestant la réalité et le montant des frais.
Les principaux frais déductibles sont :
- les frais de transport domicile-lieu de travail ;
- les frais de repas ;
- les déplacements professionnels ;
- les frais de formation ;
- certaines charges de location professionnelle.