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En tant que gérant, les frais supportés à l'occasion de l'exercice de votre fonction peuvent être pris en charge par votre société au titre des frais professionnels.
Pour vous faire rembourser dans les meilleures conditions, respectez bien les conditions et les démarches à suivre. On vous guide !
Frais de gérant remboursables : conditions à respecter
Dispositions réglementaires
Les frais remboursables d'un gérant sont très encadrés par la réglementation :
- ils doivent être engagés dans l'intérêt de l'entreprise ;
- ils doivent faire l'objet d'un justificatif (facture, note de frais, etc.) ;
- ils doivent être détaillés à l'euro près.
Bon à savoir : les frais ne peuvent pas faire l'objet d'un remboursement sous forme de forfait, au risque d'être soumis à une imposition puisqu'ils seront considérés comme une rémunération.
En cas de non respect de ces conditions
En cas de contrôle, si le remboursement d'un frais professionnel s'avère :
- ne pas être dans l'intérêt de l'entreprise ;
- être disproportionné ;
- être sans rapport avec l'activité de l'entreprise ;
- être sans de justificatif ;
...il est alors requalifié en rémunération et subit l'imposition qui correspond.
Bon à savoir : les frais professionnels sont à l'origine de nombreux redressements fiscaux.
Quels frais d'un gérant sont remboursables ?
D'une façon générale
Sont remboursables au gérant :
- les frais de transport ;
- les frais de déplacement (hôtels, billets d'avion, billets de trains, etc.) ;
- les frais de bouche (le nom et la qualité des invités doivent être indiqués sur le justificatif) ;
- les frais d'habillement, uniquement si ces vêtements sont obligatoires dans le cadre d'une représentation (blouses de chimiste, robe d'avocats...)
- les frais de cadeaux(cadeaux aux clients, aux prospects, aux fournisseurs...) ;
- les frais de création d'entreprise (frais d'immatriculation, annonces légales, honoraires de consultants, etc.).
Bon à savoir : des barèmes forfaitaires d'indemnités kilométriques sont édités tous les ans.
Frais remboursables d'un gérant exerçant à domicile
Un gérant qui exerce son activité à domicile peut se faire rembourser par son entreprise :
- une partie de son loyer ;
- certaines charges.
Exemple : Internet, forfait téléphone, une partie de sa facture d'électricité, etc.
Frais de gérant remboursables : modalités de remboursement
Conserver les justificatifs
Les justificatifs des frais engagés par un gérant pour l'intérêt de sa société sont à conserver dans un double objectif :
- le remboursement des frais ne peut être opéré qu'à partir de ces justificatifs ;
- ces frais sont des charges déductibles pour la société qui doit aussi conserver les justificatifs.
Tenir un relevé mensuel des frais
Tous les frais doivent faire l'objet d'un relevé mensuel sur lequel apparaît :
- la date de la dépense ;
- la nature de la dépense ;
- la justification de cette dépense.
Adresser le relevé mensuel et les justificatifs à la comptabilité
Le gérant doit adresser ce relevé de frais professionnels à la comptabilité de l'entreprise tous les mois avec les justificatifs correspondants pour pouvoir être remboursé.
Bon à savoir : le gérant doit conserver une copie de ce relevé mensuel de frais professionnels.
Pour en savoir plus sur les frais remboursables d'un gérant :
- Le barème kilométrique actualisé est disponible sur notre site.
- Vous souhaitez changer de gérant ? Vous trouverez sur notre site un modèle de lettre pour une annonce légale de changement de gérant.
- Les temps sont durs pour les gérants majoritaires de SARL : prélèvements sociaux et fiscaux ne cessent d'augmenter. Comment limiter vos prélèvements sociaux et fiscaux si vous êtes gérant majoritaire ? Suivez nos indications.