La facture est un document établi comme preuve d'une opération commerciale. Il arrive que les client la perdent.
Comme il ne peut exister qu’un seul original de facture, établir une copie est parfois nécessaire : celui qui a délivré l'original, c'est-à-dire le vendeur, est alors tenu de remettre un duplicata de facture au client qui en fait la demande.
Même si l'usage d'Internet est maintenant répandu, pour la facturation et l'édition de copies de factures, une réglementation stricte reste d'application concernant la délivrance de duplicatas.
Vous trouverez dans cette fiche pratique les informations permettant de savoir comment établir un duplicata de facture.
1. Sachez quand établir un duplicata de facture
Lorsque l’acheteur identifié sur une facture que vous avez délivrée vous demande de lui envoyer à nouveau cette pièce comptable, vous devez établir un duplicata de facture au lieu de lui adresser une nouvelle édition de l’original.
C’est souvent lorsqu’une personne ou une entreprise a connu un sinistre qu’elle demande des duplicatas de facture. Une facture valant titre de propriété, elle est nécessaire pour faire jouer la garantie d’un bien défectueux ou pour obtenir une prestation d’assurance.
Les clients professionnels demandent aussi des duplicatas de factures quand ils constatent que des pièces sont manquantes dans leur comptabilité.
Quelle que soit la raison qui pousse un client à réclamer une copie de facture, vous serez tenu de lui fournir le duplicata demandé, ne serait-ce que pour préserver l’image de votre entreprise.
2. Différenciez l’original et la copie de facture
En adressant au client qui a perdu sa facture une simple réimpression, ou une photocopie en tout point identique à la facture originale, vous êtes hors-la-loi.
Avec les logiciels et moyens d’impression modernes, rien de plus simple que d’éditer plusieurs fois des documents strictement identiques. Pourtant, la législation veut qu’une facture originale égarée ou détruite soit remplacée par un autre document, qui reprend exactement les mêmes mentions légales et détails que la facture initiale, mais qui reste clairement identifiable comme étant une copie.
Bon à savoir : les comptables sont formés à n’enregistrer que des originaux de factures. La présence d'un duplicata dans les justificatifs comptables doit être exceptionnelle. Confronté à un duplicata de facture, un bon comptable fait des vérifications pour éviter qu’une facture se trouve comptabilisée en double, une première fois sur présentation de l’original et une seconde fois à réception d’une copie.
3. Utilisez les mentions propres aux duplicatas
Toutes les factures que vous avez remises à vos clients doivent porter un numéro unique basé sur une séquence chronologique continue, sans rupture. Logiquement, une copie de facture porte le même numéro que l'original. Pour distinguer le duplicata de l’original, vous devez utiliser des formules telles que :
- « copie délivrée à la demande de l’acheteur » ;
- « copie délivrée en remplacement de l’original égaré ou détruit ».
En pratique, un duplicata de facture est donc une réédition exacte de la facture originale, surchargée d'un texte précisant que le document nouvellement établi est une copie.
Vous pouvez utiliser le mot « duplicata » au lieu de « copie ». Ce qui importe, c’est que le document de remplacement porte toutes les mentions présentes sur l’original mais aussi une indication claire du fait qu’il s’agit d’une copie destinée à remplacer un original.
Important : si la facture originale a déjà été payée par le client qui demande un duplicata, indiquez aussi sur la copie que votre créance a été acquittée. Dans ce cas, indiquez le mode de paiement (espèces, chèque, virement) ainsi que la date et les références de l’opération (nom de la banque, numéro de chèque).
Bon à savoir : depuis le 1er octobre 2019, les factures doivent comporter deux nouvelles mentions obligatoires : l’adresse de facturation si elle est différente du domicile de l’acheteur et le numéro de bon de commande. Si ces mentions ne figurent pas sur la facture, l’amende administrative, applicable depuis le 1er octobre 2019, est d’un montant maximal de 75 000 € pour une personne physique et de 375 000 € pour une personne morale (ordonnance n° 2019-359 du 24 avril 2019).
4. Certifiez le duplicata comme conforme à l’original
Si le client est un acheteur public (État, collectivité locale) ou s’il est établi à l’étranger, les duplicatas de facture émis doivent porter, outre une mention du type « duplicata délivré à la demande de l’acheteur », la mention manuscrite « Copie conforme à l'original - Facture acquittée », suivie des références du règlement (si celui-ci a eu lieu).
Cette mention manuscrite doit être confirmée par la signature d’une personne autorisée à engager l’entreprise, comme le gérant, le président ou une autre personne qui a reçu délégation de pouvoir des dirigeants pour signer les duplicatas.
Conseil : choisissez de préférence un logiciel de facturation qui dispose de la fonction d’édition de duplicatas de facture. À défaut, un cachet « Copie conforme à l’original » permet de distinguer a minima une facture originale d’un duplicata établi a posteriori.