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Pour une entreprise, les frais généraux correspondent aux coûts de fabrication en dehors des coûts de la main d'œuvre et des matériaux directs.
Les frais d'électricité, de logement, d'entretien, de chauffage, de communication, services extérieurs, impôts, taxes et versements assimilés figurent parmi les principaux frais généraux.
Les frais généraux tels qu’énoncés par l’article 39 1 1° du CGI constituent des charges déductibles.
Frais généraux : définition
Les frais généraux se composent de tous les coûts de fabrication autres que les matériaux directs et la main d’œuvre. Les frais généraux sont fixes ou variables.
Les frais fixes correspondent aux charges structurelles liées à l’existence de l’entreprise. Ils ne varient pas en fonction du niveau de l’activité. Ils sont dus quelque soit le niveau de la production ou du chiffre d’affaires.
Parmi ces charges fixes, on recense notamment : le loyer commercial, les assurances, les salaires du personnel administratif, les honoraires (rémunération de l'expert-comptable, de juristes), etc.
Bon à savoir : le terme loyer regroupe à la fois les loyers résultant de la locations de bien immobilier et ceux occasionnés par des locations financières.
Les frais généraux variables sont constitués par les frais indirects fluctuant selon le niveau de production. Parmi eux, on peut citer : les fournitures de fabrication, les rémunérations indirectes (magasinier, homme d’entretien, etc.) ainsi que les frais de fonctionnements (électricité, gaz, taxes municipales, etc.), les frais d’entretien et de réparation des locaux et du matériel etc.
À noter : le gouvernement a mis en place par décret n° 2021-1430 du 3 novembre 2021 l'aide « couts fixes rebond », qui vise à compenser les coûts fixes non couverts des entreprises créées avant le 1er janvier 2019, dont l'activité est particulièrement affectée par l'épidémie de Covid-19. Les demandes uniques d'aide sont déposées, par voie dématérialisée, entre le 1er décembre 2021 et le 31 janvier 2022.
Fiscalité des frais généraux
Les charges sont passées dans le compte de résultat et diminuent le bénéfice de l'exercice. Toutefois les rémunérations ne sont admises en déduction des résultats que dans la mesure où elles correspondent à un travail effectif et ne sont pas excessives eu égard à l'importance du service rendu. Cette disposition s'applique à toutes les rémunérations directes ou indirectes, y compris les indemnités, allocations, avantages en nature et remboursements de frais.
Les frais généraux sont déductibles du résultat imposable à condition de respecter un certain nombre de conditions. Ils doivent se rattacher à la gestion normale de l'entreprise et être engagés dans son intérêt. Les dépenses à caractère personnel ne peuvent y être rattachées.
Ces frais doivent être justifiés par des pièces justificatives et entrer dans le traitement comptable de l’entreprise. Ces charges doivent entraîner une diminution de l'actif net de l’entreprise.
Bon à savoir : l’actif net comptable représente la fraction (actif) du patrimoine de l’entreprise restant à la disposition des actionnaires et des associés une fois qu’une entreprise a remboursé toutes ses dettes (passif).
Frais généraux : estimation
Lors de la déclaration annuelle de résultats, certaines entreprises son tenues de déposer un relevé de frais généraux pour déclarer certaines dépenses, notamment les rémunérations des personnes les mieux rémunérées au sein de l'entreprise, leurs dépenses de voyage et de déplacement, les dépenses de réception (restaurant, spectacles) ou de cadeaux.
Elles sont tenues de fournir, à l'appui de la déclaration des résultats de chaque exercice, le relevé détaillé des catégories de frais généraux sur l’imprimé 2067 des entités suivantes :
- les entreprises soumises à l'impôt sur le revenu dans la catégorie BIC d'après leur bénéfice réel : à joindre à l’imprimé 2031 ;
- les sociétés ou organismes passibles de l'impôt sur les sociétés, à joindre à l’imprimé 2065.
Bon à savoir : ce relevé doit être souscrit dès lors que certains seuils sont franchis. Par exemple : 15 000 € de frais de déplacement et de voyages payés par une entreprise : 300 000 €, si les rémunérations directes et indirectes versées aux 10 personnes les mieux rémunérées d’une entreprise dépassent ce seuil, etc.