À quoi sert ce modèle de contrat ?
Une note de frais est un document qui recense l'ensemble des dépenses réalisées par un salarié (ou toute autre personne) pour le compte d’une entreprise, d’une association ou d'une entité administrative. Ce document permet au salarié de se faire rembourser ses frais professionnels engagés pour le compte de son employeur et prend le plus souvent la forme d'une fiche remplie mensuellement par le salarié.
La fiche de remboursement de frais porte principalement sur les dépenses suivantes :
- les frais de repas (repas d'affaires etc.) ;
- les frais de déplacement (frais kilométriques et transports en commun) ;
- les frais de logement (hôtel etc.).
Contrairement aux salaires versés aux salariés, les remboursements de frais professionnels sont exonérés de charges sociales.
Cependant, depuis le 25 juin 2021, le principe de limitation du nombre de repas d'affaires pouvant être exonérés de cotisations sociales est de nouveau en vigueur. Ainsi, un salarié peut bénéficier d'un repas d'affaires par semaine ou de 5 repas par mois sans que cela soit considéré comme un abus. Lorsque cette limite est franchie, les repas sont considérés comme des avantages en nature qui doivent être réintégrés dans l'assiette des cotisations (CSG et CRDS).
À noter : le remboursement des frais professionnels supportés par un salarié pour les besoins de son activité professionnelle constitue une obligation pour l'employeur. Pour échapper à cette obligation, l'employeur ne peut pas invoquer le fait que le salarié n'a pas réclamé ce remboursement (Cass. soc., 27 mars 2019, n° 17-31.116).
Attention : l'employeur peut, dans une note de service, exiger que le salarié fournisse ses justificatifs de frais professionnels dans un certain délai. Au-delà de ce délai, il n'y aura pas de remboursement (arrêt de la chambre sociale de la Cour de cassation, du 29 septembre 2009, pourvoi n° 07-45.722).
