Caisse enregistreuse obligatoire

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Vente et guichet avant passage en caisse pour achat

La loi n° 2015-1785 du 29 décembre 2015 de finances pour 2016 (article 88) a imposé aux commerçants de s’équiper d’un logiciel de caisse sécurisé au plus tard avant le 1er janvier 2018.

S’ils sont assujettis à la TVA, ces professionnels doivent enregistrer les paiements de leurs clients au moyen d'un logiciel de comptabilité ou d'un système de caisse sécurisé et certifié.

En cas de contrôle, l'absence d'attestation sera soumise à une amende de 7 500 € par logiciel ou système non certifié.

Logiciel sécurisé obligatoire

Bien qu’elle soit devenue presque incontournable, l’utilisation d’une caisse enregistreuse n’était pas obligatoire, mais la réglementation a évolué. L’article 88 de la loi de finances pour 2016 a rendu obligatoire l'utilisation d’un logiciel de caisse sécurisé avant le 1er janvier 2018.

À cette date, toute personne assujettie à la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) et enregistrant les règlements de ses clients au moyen d'un logiciel de comptabilité ou de gestion ou d'un système de caisse, devait être en mesure d'utiliser un logiciel ou un système satisfaisant à des conditions d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage des données en vue du contrôle de l'administration fiscale.

Cette obligation est destinée à lutter contre la fraude à la TVA, possible grâce à l'utilisation de logiciels permettant la dissimulation de recettes. Ces logiciels pirates reconstituent des tickets de caisse pour dissimuler des recettes encaissées en espèces de la comptabilité.

Bon à savoir : la DGFiP, en concertation avec les différents partenaires et les professionnels, a publié des commentaires qui précisent la définition du logiciel ou système de caisse et détaillent les contours de cette obligation sur l'application BOFiP-Impôts.

Obligation relative à la caisse enregistreuse

Le fisc a précisé les conditions que doivent remplir les logiciels et systèmes de caisse ainsi que les moyens de justifier du respect de l'obligation et les modalités de la procédure de contrôle spécifique.

Cette obligation concerne tous les assujettis à la TVA enregistrant les règlements de leurs clients dans un logiciel de comptabilité ou de gestion ou un système de caisse. C’est-à-dire, les personnes physiques ou morales, de droit privé ou de droit public, même s'ils réalisent (en tout ou partie) des opérations exonérées de TVA ou s'ils relèvent du régime de la franchise en base.

En cas de contrôle, l'absence d'attestation sera soumise à une amende de 7 500 euros par logiciel ou système non certifié. Le contrevenant disposera de 60 jours pour régulariser sa situation.

Bon à savoir : dans certains cas, les commerçants ont pu se mettre en conformité avec cette nouvelle obligation fiscale grâce à une simple mise à jour de leur logiciel de caisse, dans le cadre d'un contrat de maintenance souscrit lors de l'achat du logiciel.

Caisse enregistreuse et tickets obligatoires

Depuis 1er août 2023, le client qui désire un ticket doit expressément le demander au commerçant. En effet, depuis cette date, l'impression et la distribution systématiques de tickets de caisse, de carte bancaire et de publicité dans les commerces et par les automates ne sont plus systématiques (décret n° 2022-1565 du 14 décembre 2022).

Des exceptions demeurent cependant pour :

  • les tickets de caisse ou autres documents de facturation remis aux consommateurs sur lesquels sont mentionnées l'existence et la durée de la garantie légale de conformité ;
  • les opérations de paiement par carte bancaire annulées ;
  • les tickets remis par des automates dont la conservation et la présentation sont nécessaires pour bénéficier d'un produit ou d'un service.

Avant le 1er août 2023, l'impression et la distribution des tickets étaient obligatoires. Pour mémoire, un arrêté du 3 octobre 1983 imposait aux commerçants de remettre une note détaillée (ticket de caisse ou autre document) pour toute prestation de service dont le montant était égal ou supérieur à 25 € TTC (arrêté 83-50/A du 3 octobre 1983, modifié par l’arrêté du 15 juillet 2010, BOCCRF du 9 septembre).

Cette note devait être établie en double exemplaire : l’original était remis au client et le double était conservé par l’entreprise. Elle devait comporter un certain nombre de mentions.

Pour les prestations dont le prix était inférieur à 25 € TTC, la note n’était pas obligatoire, sauf si le consommateur la demandait expressément.

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