Dépôt des comptes annuels au greffe

Sommaire

En France, les comptes des sociétés sont publics. Pour qu'ils soient accessibles par tous, la loi oblige les sociétés à déposer leurs comptes annuels auprès du greffe du tribunal de commerce. Explications.

Comptes annuels : notions générales

Les comptes annuels comprennent :

  • le bilan ;
  • le compte de résultat ;
  • l'annexe.

Ils sont obligatoirement établis par les sociétés à la clôture de l'exercice comptable. Ces comptes annuels doivent être approuvés par l'assemblée générale des actionnaires dans les 6 mois qui suivent la clôture de l'exercice en même temps que la décision de l'allocation du résultat s'il est positif.

Exemple : une société qui clôture au 31 décembre doit avoir établi et approuvé ses comptes annuels avant le 30 juin de l'année suivante.

Obligation de dépôt des comptes annuels au greffe

Dispositions légales

Les comptes annuels d'une société doivent obligatoirement être déposés au greffe du tribunal de commerce compétent. Cette obligation découle de l'article L. 232-23 du Code du commerce : « Toute société par actions est tenue de déposer au greffe du tribunal, pour être annexés au registre du commerce et des sociétés, dans le mois suivant l'approbation des comptes annuels par l'assemblée générale des actionnaires ou dans les deux mois suivant cette approbation lorsque ce dépôt est effectué par voie électronique ».

Sociétés concernées

Les entreprises concernées par le dépôt annuel de leurs compte au greffe sont :

  • les sociétés à responsabilité limitée : SARL et EURL ;
  • les sociétés par actions : SA, SAS, SASU et SCA. ;
  • les sociétés d'exercice libéral : SELARL, SELAFA, SELCA et SELAS ;
  • les sociétés coopératives agricoles sous certaines conditions ;
  • les sociétés commerciales dont le siège est à l'étranger.

Bon à savoir : les EIRL doivent déposer leurs comptes annuels auprès du registre où a été enregistrée leur déclaration de patrimoine affecté. Notez que depuis le 15 février 2022, il n’est plus possible d’adopter le statut d’EIRL (loi n° 2022-172 du 14 février 2022). Les anciennes EIRL demeurent régies par les dispositions des articles L. 526-6 et suivants du Code de commerce relatifs à l’ancien statut légèrement modifiés.

Les micro-entreprises commerciales peuvent opter pour la confidentialité de leurs comptes annuels. Dans ce cas, seules les administrations du fisc et la Banque de France peuvent avoir accès à ces comptes. Ils sont publiés au Bodacc accompagnés de la mention « Les comptes annuels sont accompagnés d’une déclaration de confidentialité en application du premier alinéa de l’article L. 232-25 ». En revanche, ils ne sont pas mis à disposition des tiers par l'INPI sur leur site internet.

Les petites entreprises au sens comptable (à l'exception de celles appartenant à un groupe) peuvent demander que le compte de résultat ne soit pas rendu public. 

Bon à savoir : une petite entreprise qui détient des filiales à hauteur de plus de 50 % du capital, ou des participations dans d’autres sociétés entre 10 % et 50 % du capital, ne peut pas bénéficier de l’option de confidentialité dès lors qu’elle contrôle certaines de ses filiales ou participations.

Les moyennes entreprises au sens comptable (créées par la loi Pacte n° 2019-486 du 22 mai 2019 et définies à l'article L. 123-16 du Code de commerce), à l'exception de celles appartenant à un groupe, peuvent demander que ne soit rendue publique qu'une présentation simplifiée de leur bilan et de leur annexe.

À noter : pour les exercices ouverts à compter du 22 juin 2024, certaines entreprises, listées par le décret n° 2023-493 du 22 juin 2023, ont l'obligation d’établir, de publier et de mettre à disposition du public un rapport relatif à l’impôt sur les sociétés. Le contenu de ce rapport est fixé par l'ordonnance n° 2023-483 du 21 juin 2023. Le rapport doit être déposé au greffe du tribunal de commerce dans un délai de 12 mois à compter de la clôture de l’exercice.

Comment déposer les comptes annuels ?

Les comptes annuels doivent être déposés par le représentant légal ou le mandataire de la société sur le site formalites.entreprises.gouv.fr. Il s'agit du guichet unique qui traite l'ensemble des formalités des entreprises depuis le 1er janvier 2023. Le site transmet ensuite l'ensemble des documents au greffe du tribunal de commerce.

Bon à savoir : pour assurer la continuité du service en cas de dysfonctionnement du site formalites.entreprises.gouv.fr, une procédure de secours a été mise en place jusqu’au 31 décembre 2023. Grâce à cette procédure dérogatoire, il est possible d’utiliser le précédent service en ligne mis à disposition pour réaliser les formalités d’entreprise. Les formalités qui ne peuvent pas être effectuées en ligne peuvent toujours être faites au format papier.

Quels documents déposer au greffe ?

Le représentant légal ou le mandataire de la société doit produire :

  • le bilan ;
  • le compte de résultat ;
  • l'annexe ;
  • le rapport de gestion ;
  • pour les sociétés cotées, le rapport du commissaire aux comptes ;
  • s'il est obligatoire, le procès verbal de l'assemblée générale des actionnaires qui a approuvé les comptes ;
  • le rapport du conseil de surveillance pour les SA à directoire et les SCA.

Bon à savoir : l'article L. 232-23 du Code de commerce (issu de l'ordonnance n° 2017-1142 du 7 juillet 2017) permet aux sociétés qui établissent un document de référence de le communiquer au greffe du tribunal de commerce, ce qui les dispense de déposer indépendamment les pièces qu'il contient (comptes annuels, rapport de gestion, résolution d'affectation des résultats, etc.). Cette faculté d'allègement des formalités s'applique à compter des exercices clos le 31 décembre 2017 (ordonnance n° 2017-1142 du 7 juillet 2017, article 2). Le document de référence doit alors contenir une table permettant au greffier d'identifier les différents documents, sachant que la société peut déposer concomitamment les documents non contenus dans ledit document.

À noter : depuis la loi n° 2018-727 du 10 août 2018, toutes les sociétés commerciales, quelle que soit leur forme, pouvant être qualifiées de petites entreprises au sens de l'article L. 123-16 du Code du commerce, sont dispensées d'établir un rapport de gestion. Cette dispense s'applique aux rapports afférents aux exercices clos depuis le 11 août 2018. Restent toutefois dans l'obligation d'établir un rapport de gestion les petites entreprises dont l'activité consiste à gérer des titres de participation ou des valeurs mobilières, ainsi que les petites entreprises appartenant à l'une des catégories définies à l'article L. 123-16-2 du Code de commerce.

Quand déposer les comptes annuels au greffe ?

Les comptes annuels d'une société doivent être déposés au greffe du tribunal de commerce via le site formalites.entreprises.gouv.fr au maximum 2 mois après la tenue de l'assemblée générale qui a approuvé ces comptes annuels.

Exemple : une assemblée générale d'actionnaires valide les comptes annuels le 15 juin, les comptes annuels doivent être déposés au greffe avant le 15 août.

Donc au maximum, une société a 8 mois après la clôture de son exercice pour établir les comptes annuels, les faire approuver par l'assemblée des actionnaires et les déposer au greffe.

Exemple : une société qui clôture au 31 décembre, doit avoir déposé ses comptes annuels au greffe avant le 31 août.

Combien coûte le dépôt des comptes annuels ?

Le dépôt des comptes annuels est une obligation légale, mais payante. Ce montant permet de payer :

  • le greffe (11,17 € au guichet et 12,85 € en ligne) ;
  • la TVA (2,23 € au guichet et 2,57 € en ligne) ;
  • l'INPI (5,45 €) ;
  • le BODACC – Bulletin officiel des annonces civiles et commerciales (25 €).

Sanction en cas de non-dépôt des comptes annuels

Lorsqu'une société ne dépose pas ses comptes annuels dans les délais légaux, le président du tribunal de commerce peut adresser au dirigeant de cette société une injonction de déposer les comptes annuels de la société, dans le délai d'un mois, sous peine d'astreinte.

L'injonction de dépôt des comptes annuels est adressée au dirigeant de la société et non à la société elle-même. De la même manière, le paiement de l'astreinte appartient au dirigeant à titre personnel. Le dirigeant ne peut pas faire supporter ce paiement à la société (Cass. com., 7 mai 2019, n° 17-21.047).

Bon à savoir : en cas de non-dépôt des comptes, une amende de 1 500 € peut également être réclamée.

Pour en savoir plus sur le dépôt des comptes annuels :

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